a Russia è tristemente famosa per la sua burocrazia. E il diritto del lavoro è uno dei settori in cui questo è particolarmente evidente.
Per assumere un dipendente in Russia, bisogna esaminare e compilare molti documenti. Tuttavia, non ci sono equivalenti nel nostro Paese per tutti questi documenti. Questo post ha lo scopo di fornire una panoramica dei documenti essenziali quando si assume in Russia e di come si rapportano l’uno con l’altro. I documenti menzionati di seguito sono necessari quando si assume un cittadino russo. Quando si intende assumere un cittadino straniero, potrebbe anche essere necessario richiedere un permesso di lavoro per suo conto. Tutto questo può sembrare complicato e confuso, ma Van Rhijn & Partners è qui per aiutarvi.
Logicamente, la legge più importante per la redazione di questo articolo è il Codice del lavoro russo (Трудовой кодекс Российской Федерациии).
Quando faccio riferimento ad un articolo di questo documento senza menzionare la legge, si intende il Codice del lavoro.
In primo luogo, l’articolo 65 ci fornisce un elenco esaustivo dei documenti che un datore di lavoro può (e in alcuni casi) deve chiedere a una persona che intende assumere, e sono i seguenti (link in questa pagina):
In questa pagina
- Passaporto
- Un certificato di assicurazione pensionistica del Fondo pensioni russo (СНИЛС).
- Documenti di registrazione militare – (воинский учет).
- Diplomi pertinenti, nel caso in cui l’istruzione sia un prerequisito per il lavoro che svolgerà.
- Conferma dell’assenza di precedenti penali.
- Un certificato medico che certifichi la buona salute dell’individuo.
- Libretto di lavoro (трудовая книжка)
- Un documento che dimostri se una persona è stata sottoposta o meno a sanzioni amministrative per il consumo di stupefacenti o di sostanze psicotrope senza la prescrizione di un medico (di questo documento non ne parlerò in dettaglio, poiché ritengo che non sia rilevante per i miei lettori. Se non siete d’accordo, fatemelo sapere)
Oltre ai documenti dell’articolo 65, in questa pagina parlerò di una serie di altri documenti e di questioni legate all’assunzione di personale in Russia:
- La richiesta del dipendente di ottenere questo lavoro (заявление о приеме на работу).
- Il numero di identificazione fiscale (ИНН) del dipendente.
- Il contratto di lavoro (трудовой договор).
- L’ordine di assumere qualcuno (приказ о приеме на работу).
- La descrizione del lavoro (должностная инструкция)
- Il registro dei libri di lavoro all’interno della vostra organizzazione (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей).
- Carta personale dei dipendenti (личная карточка работника)
- La scheda dell’orario di lavoro (табель учета рабочего времени)
Passaporto
Questo è ovvio, ma deve essere menzionato. Dovete verificare che la persona che si candida per il lavoro sia chi dice di essere.
La richiesta del dipendente di ottenere il lavoro
In russo questo documento si chiama заявление о приеме на работу.
Secondo il Codice del lavoro, non è obbligatorio redigere questo documento, ma è utile farlo comunque. È un documento molto comune in Russia e non possederlo può essere dannoso nel caso in cui si debba dimostrare il rapporto tra il datore di lavoro e il dipendente.
Ad esempio, il Tribunale regionale di Yaroslavl ha dichiarato, nel caso n. 33-6392 del 10 novembre 2014, che un contratto di lavoro vago (in cui mancano condizioni essenziali, come la mansione e il livello retributivo), insieme all’assenza di una richiesta di assunzione non è sufficiente a provare l’esistenza di un rapporto di lavoro.
I contratti di lavoro a tempo determinato possono essere stipulati solo in alcuni casi in Russia e la motivazione per la firma di un contratto a tempo determinato, invece di un contratto a tempo indeterminato, deve essere indicata all’interno del contratto stesso.
In un caso giudiziario, è stato stipulato un contratto di lavoro a tempo determinato senza questa motivazione legale obbligatoria. Nella relativa richiesta di assegnazione del posto di lavoro il termine era comunque a tempo indeterminato. In questo caso, la Corte ha tenuto conto sia della mancanza di informazioni obbligatorie nel contratto di lavoro sia del rinvio a un contratto a tempo indeterminato nella richiesta, per concludere che tale contratto deve essere considerato concluso a tempo indeterminato.
Quindi, anche se non obbligatorio, dovete conoscere questo documento se siete attivi in Russia.
Stranamente, è consuetudine scrivere tali richieste a mano in Russia.
Un certificato di assicurazione pensionistica del Fondo pensioni russo (СНИЛС)
Author: Eloquent2013 – Autore: Eloquent2013 – opera propria, di pubblico dominio, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=26101452[/caption]
Ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1 della legge federale russa sulla registrazione individuale per l’assicurazione pensionistica obbligatoria, il presente documento è fornito dal Fondo Pensione.
Se la persona in cerca di lavoro non ha mai lavorato in precedenza, il datore di lavoro deve richiedere questo documento a suo nome.
Documenti di registrazione militare (воинский учет)
In virtù dell’articolo 8, paragrafo 2 della legge sulla difesa (Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ “Об об обороне”), ogni organizzazione registrata in Russia deve tenere traccia di quali dipendenti possono essere chiamati a prestare servizio militare in caso di necessità.
Le persone che rientrano in detta normativa sono stabilite ai punti 14 e 15 del Decreto del Governo Russo di Approvazione delle Regole di Registrazione Militare.
Queste sono:
- Cittadini maschi di età compresa tra i 18 e i 27 anni che non sono riservisti
- I riservisti sono:
- Quelli che hanno compiuto il loro arruolamento e che ora sono riservisti (l’età a cui si è riservisti varia da 45 a 70 anni e dipende dal grado che si è raggiunto nell’esercito e dal momento in cui si è diventati riservisti).
- Coloro che hanno completato uno studio presso una facoltà militare di un’istituzione governativa
- Quelli che sono esonerati dal servizio militare.
- Coloro che hanno 27 anni o più e che non sono stati in servizio perché sono stati rinviati o non sono stati convocati per altri motivi.
- Coloro che hanno svolto un servizio civile alternativo al servizio militare.
- Le donne che hanno seguito un’educazione militare speciale.
Le seguenti persone non sono soggette all’obbligo di registrazione militare:
- Coloro che sono esonerati dal servizio militare, secondo la legge sul servizio obbligatorio.
- Coloro che sono attualmente in servizio militare.
- I detenuti.
- Le donne che non hanno seguito un’istruzione militare speciale.
- Coloro la cui residenza permanente non si trova in Russia.
- Gli ufficiali che sono riservisti dei Servizi Segreti Esteri o dell’FSB.
Se qualcuno non è ancora entrato in servizio, ma ha già subito l’ispezione prima di esso, deve avere un certificato di cittadino soggetto a coscrizione (удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военнную службу).
Il documento più importante della registrazione militare è una carta militare (военный билет).
Questo documento viene fornito prima che inizi il servizio militare e quando lo si lascia. Il documento viene fornito anche ai riservisti.
Se una persona non ha i documenti corretti in base ai quali potrebbe essere creata una carta militare, potrebbe aver ricevuto un certificato temporaneo al posto della carta militare (временное удостоверение, выданнное взамен военного билета).
Inoltre – e ciò può creare confusione – esisteanche il certificato, al posto della carta militare (справка взамен военного билета). Questo è un documento per i russi che hanno 27 anni o più e che non hanno prestato il servizio militare.
Diplomi
Spetta al datore di lavoro stabilire se è necessaria una formazione specifica per svolgere il lavoro che si sta eseguendo.
Conferma dell’assenza di precedenti penali
Il nome dice già tutto di ciò che tale documento implica. Non tutti i datori di lavoro hanno il diritto di chiedere al candidato questo documento. Solo per le professioni in cui le persone con precedenti penali non sono state ammesse in base alla legge è un documento obbligatorio. Questo riguarda, ad esempio, il lavoro nei seguenti ambiti:
- Tutti i lavori in cui il dipendente ha contatti con minori.
- Aviazione.
- Dipendenti del Servizio di sicurezza russo (FSB).
- Ufficiali giudiziari.
- Funzionari doganali.
- Impiegati dei centri di smistamento.
- Impiegati della Procura della Repubblica.
- Sicurezza dei depositi di energia.
- Professioni che si occupano di sicurezza stradale.
Certificato di buona salute (rilasciato da un medico).
Per alcune professioni, il datore di lavoro è obbligato a chiedere al dipendente un certificato sanitario rilasciato da un medico.
Esempi di settori in cui ciò si applica:
- Candidati assunti per lavorare nel Grande Nord o in aree equivalenti, a meno che non vi abbiano già vissuto (art. 324).
- Dipendenti che non hanno ancora compiuto 18 anni (art. 69).
- Candidati per i quali le condizioni di lavoro saranno “nocive o pericolose”. Nocive e pericolose sono le attività da effettuarsi sotto terra e le attività nel settore dei trasporti (art. 213).
Un Certificato Fiscale in cui al dipendente è stato assegnato un numero di Codice Fiscale (ИНН)
Questo documento non è menzionato nell’articolo 65, ma questo codice numerico deve essere noto al datore di lavoro affinché possa pagare l’imposta sul reddito personale del dipendente.
Un contratto di lavoro (трудовой договор)
Definizione e differenze rispetto ad altri contratti
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Logicamente, il contratto di lavoro è il documento più importante del diritto del lavoro russo. Per cosa si intende esattamente per contratto di lavoro in Russia occorre fare riferimento ll’articolo 56 del Codice del lavoro: un accordo tra datore di lavoro e dipendente, in base al quale il datore di lavoro assicura che il dipendente riceva un lavoro retribuito adeguato al dipendente stesso. Il dipendente, a sua volta, svolge il lavoro specificato, sotto la direzione e supervisione dal datore di lavoro.
È molto importante fare una distinzione accurata tra i contratti di lavoro e gli altri contratti di diritto civile, perché questo determina la legge ad essi applicabile.
Il codice civile dà più spazio all’autonomia delle parti e si applica agli altri contratti di diritto civile. Il diritto del lavoro, al contrario, è molto più rigoroso. Questa descrizione dell’articolo 56 è stata scelta con cura per distinguere chiaramente il contratto di lavoro dai contratti di diritto civile, come il contratto di cessione e il contratto di appalto.
A differenza di questi ultimi due contratti, che prevedono un risultato (ad esempio, la costruzione di una casa), il contratto di lavoro concentra la sua attenzione sulla persona. Solo il dipendente può svolgere il lavoro in base al contratto di lavoro. Il dipendente non può assumere qualcun altro per svolgere il lavoro al posto suo. Un’altra caratteristica del rapporto di lavoro è la gerarchia, il che significa che il dipendente deve rispettare le norme del datore di lavoro.
Nel caso di contratti di accettazione e di incarico, l’appaltatore organizza il lavoro stesso per la maggior parte del tempo. Nel caso di un contratto di lavoro, questa è responsabilità del datore di lavoro.
Se cammina come un’anatra…..
Naturalmente i datori di lavoro in Russia, come in altri paesi, cercano di evitare la rigida disposizione del diritto del lavoro russo, dando a un contratto di lavoro un nome diverso. Questo, però, non funziona. Ai sensi del paragrafo 4 dell’articolo 11 della legge sul lavoro, tali rapporti sono equiparati ai rapporti di lavoro e quindi ad essi si applica il diritto del lavoro.
Il contenuto di un contratto di lavoro russo
Quantomeno i seguenti dati dovrebbero essere inclusi in un contratto di lavoro russo (articolo 57):
- Nome, cognome e patronimico (se ne ha uno) del dipendente. Vedere wikipedia per una breve spiegazione del concetto di patronimico in Russia, se non lo conosci.
- Nome del datore di lavoro.
- Informazioni sul passaporto del dipendente. Oppure, se non ha il passaporto, i dettagli di un altro documento sulla base del quale si può determinare la sua identità.
- Il codice fiscale (ИНН) del datore di lavoro.
- Informazioni sulla persona che rappresenta il datore di lavoro e sulla base di quale documento firma il contratto di lavoro per conto del datore di lavoro.
- Data e luogo in cui è stato stipulato il contratto di lavoro.
- Luogo in cui verrà svolto il lavoro.
- Il nome della mansione del lavoratore.
- Data di entrata in vigore del contratto. In caso di contratto di lavoro a tempo determinato, deve essere indicata anche la durata del contratto. I contratti di lavoro a tempo indeterminato possono essere stipulati in Russia solo in determinati casi. Il motivo della stipula di un contratto di lavoro a tempo determinato deve essere indicato nel testo dell’accordo.
- L’ammontare dello stipendio, delle eventuali indennità in aggiunta allo stipendio e simili.
- Indennità per lavori pesanti e per condizioni di lavoro dannose e pericolose, con una descrizione delle circostanze del lavoro pesante
- Dettagli sull’assicurazione sanitaria obbligatoria del dipendente, in conformità alla legge sul lavoro e ad altre leggi russe.
- Altre circostanze che per legge dovrebbero essere incluse in un contratto di lavoro, ove presenti.
Sebbene le suddette voci siano elementi obbligatori di un contratto di lavoro, la loro assenza non comporta la nullità o l’annullamento del contratto. In tal caso, il contratto di lavoro dovrà essere integrato, ad esempio con l’aggiunta di un’appendice.
L’ordine di assunzione (приказ о приеме на работу)
Ordine di assunzione di un dipendente in Russia
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Sulla base del contratto di lavoro, il datore di lavoro emette poi un ordine di accettazione del lavoratore (articolo 68).
A tal fine deve essere utilizzato il modulo N T-1.
Nell’ordine devono essere inclusi i seguenti elementi:
- Il nome del datore di lavoro.
- La data di inizio del lavoro.
- Se qualcuno lavora a tempo pieno o a tempo parziale.
- Il titolo del dipendente e il reparto in cui verrà a lavorare.
- Lo stipendio che viene dato al dipendente.
- Se si applica un periodo di prova e, in caso affermativo, quanto tempo ci vuole.
Nota bene: il contratto di lavoro rimane il documento guida. Molte cose che vi sono incluse devono anche essere nell’ordine.
L’ordine deve essere presentato al datore di lavoro per la firma entro 3 giorni dall’inizio del lavoro (art. 68).
La descrizione del lavoro (должностная инструкция)
In Russia, se un’azienda vuole utilizzare una descrizione del lavoro per una specifica posizione, questa deve essere esplicitamente menzionato nel contratto di lavoro. Come documento, la descrizione del lavoro è spesso un’appendice al contratto di lavoro, ma non è necessaria. Deve essere firmata dal dipendente.
Il libretto di lavoro (трудовая книжка)
Ai sensi dell’articolo 66, il libretto di lavoro è il documento più importante che indica l’esperienza lavorativa individuale. La forma del libretto di lavoro e le regole per la sua compilazione sono stabilite dal governo russo. È responsabilità del datore di lavoro compilare il libretto di lavoro per ogni dipendente le cui attività principali sono svolte con lui per più di 5 giorni.
In alcuni casi, il libretto di lavoro non deve essere mostrato:
- Se il dipendente non ha lavorato e quindi non ha ancora ricevuto un libretto di lavoro.
- Se il libretto di lavoro viene perso o danneggiato. In questo caso, il dipendente deve presentare una richiesta scritta al datore di lavoro, con la motivazione che non ha più il suo precedente libretto di lavoro.
Il libretto di lavoro viene conservato e compilato dall’ufficio del personale del datore di lavoro. Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro deve restituirlo al dipendente. Tutto ciò sembra piuttosto inutile, ma non lo è. Se il datore di lavoro non consegna il libretto di lavoro al dipendente, ciò può avere conseguenze molto gravi. Ciò può anche significare che il contratto di lavoro non è considerato risolto e il salario deve continuare ad essere pagato. Succede che i dipendenti astuti non ritirino il proprio libretto di lavoro nella speranza di poter raccogliere i frutti finanziari di quell’inganno. Se avete a che fare con un comportamento così evasivo come datore di lavoro, dovete chiaramente cercare di consegnare il libretto di lavoro. Per esempio, inviandolo per posta raccomandata all’indirizzo di casa del dipendente. Se potete consegnare il libretto di lavoro, è saggio far firmare al dipendente un documento per ricevuta. Questa prassi è abbastanza comune in Russia.
Registro dei libri di lavoro (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей)
Sì, è richiesto anche di avere e conservare questo libro.
La carta personale del dipendente (личная карточка работника)
L’HR deve creare una tessera personale per il dipendente, secondo il modulo stabilito dall’Ufficio federale di statistica. Molti dei documenti di cui sopra servono come base per la compilazione di questa scheda personale. Devono essere inclusi, ad esempio, anche i dati relativi allo stato militare del dipendente.
Scheda ufficiale dell’orario di lavoro (табель учета рабочего времени)
In questo documento, anch’esso richiesto dall’Ufficio federale di statistica, devono essere indicate le ore di lavoro. Anche questo è obbligatorio.
Conclusione
Spero che la panoramica che ho dato in questo articolo crei più chiarezza che confusione. Anche per i russi non è facile soddisfare tutti i requisiti amministrativi elencati in questo articolo. Questo, naturalmente, è ancora più difficile per gli imprenditori stranieri in Russia. Nella maggior parte dei casi è quindi preferibile esternalizzare questi compiti amministrativi a un fornitore di servizi affidabile. Van Rhijn & Partners è lieto di farsi carico di questi compiti amministrativi per voi, in modo che possiate concentrarvi su ciò in cui siete bravi: gestire efficacemente la vostra attività. Possiamo anche aiutarvi ad attirare candidati russi idonei per la vostra azienda russa. Siete interessati o avete altri commenti o domande? Contattateci o lasciate i vostri commenti qui sotto.
