La Russie est malheureusement réputée pour son attachement à la bureaucratie. Et le droit du travail est l’un des domaines dans lequel elle est particulièrement reconnue.
Pour embaucher un employé en Russie, il faut étudier et remplir plusieurs documents. Or, il n’existe pas l’équivalent de tous ces documents dans notre pays d’origine.. Le présent texte a pour but de donner une vue globale des documents essentiels lors d’une embauche en Russie et de la manière dont ils sont étroitement liés les uns aux autres. Les documents mentionnés ci-dessous sont nécessaires lorsque vous embauchez un ressortissant russe. Si vous souhaitez embaucher un ressortissant étranger, vous devrez si possible demander aussi un permis de travail en son nom. Tout cela peut sembler épuisant et accablant , mais Van Rhijn & Partners est là pour vous assister .
En toute logique, la loi la plus importante pour cet article est le code du travail russe (Трудовой кодекс Российской Федерации).
Lorsque je fais recours à un article dans ce document sans mentionner la loi, je fais référence au Code du travail.
Tout d’abord, l’article 65 nous fournit une liste exhaustive des documents qu’un employeur peut (et dans certains cas) doit exiger à une personne qu’il a l’intention d’embaucher. Ces documents sont les suivants (liens sur cette page) :
Sur cette page
- Un Passeport
- Un régistre emploi (трудовая книжка).
- Une attestation d’assurance pension du Fonds de pension russe (СНИЛС).
- Le documents d’enregistrement militaire – (воинский учет).
- Les diplômes requis , au cas où l’éducation est une condition préalable au travail qu’il ou elle effectuera.
- Un casier judiciaire nul et vierge sans aucune charge pénale.
- Un certificat médical attestant que la personne jouit d’une bonne santé parfaite .
- Un document attestant qu’une personne a fait l’objet ou non de sanctions administratives pour consommation de stupéfiants ou de substances psychotropes sans l’avis d’un médecin ( Je n’aimerais pas entrer dans les détail de ce document , car je pense que ce n’est pas aussi important pour mon public. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez me le notifier ).
En dehors des documents cités à l’article 65, j’aborderai avec vous plusieurs d’autres documents et questions relatifs au recrutement du personnel en Russie :
- La demande de l’employé d’obtenir ce poste (заявление о приеме на работу).
- Le numéro d’identification fiscale (ИНН) de l’employé.
- Le contrat de travail en bonne et due forme (трудовой договор).
- Un ordre d’embauche (приказ о приеме на работу).
- La description du poste à pouvoir (должностная инструкция).
- Le journal de bord des registres d’emploi au sein de votre organisation (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей).
- La carte personnelle de l’employé (личная карточка работника).
- Les horaires de travail (табель учета рабочего времени).
Et pour finir , je vous donnerai une conclusion.
Un Passeport
Ceci est évident, mais il faut le mentionner. Vous devez vérifier si la personne qui postule à l’emploi, est bien celle qu’elle prétend être.
La demande de l’employé de se voir attribuer le poste (заявление о приеме на работу).
Selon le code du travail, ce n’est pas une obligation de rédiger cette demande , mais toutefois il est utile de le faire quand même. Il s’agit d’un document très courant en Russie et ne pas l’avoir, peut être préjudiciable si vous devez prouver la relation entre l’employeur et l’employé.
Par exemple, le tribunal régional de Yaroslavl a déclaré dans le cas n°. 33-6392 du 10 novembre 2014, qu’un contrat de travail vague (dans lequel les conditions essentielles, comme le poste et le salaire, faisaient défaut) ajouté à l’absence de demande d’attribution du poste est insuffisant pour prouver l’existence d’une relation de travail.
Les contrats de travail à durée déterminée ne peuvent être conclus que dans certains cas en Russie et la raison de la signature d’un contrat à durée déterminée, au lieu d’un contrat à durée indéterminée, doit être indiquée dans le contrat lui-même.
Dans une affaire judiciaire précédente, un contrat de travail à durée déterminée sans cette motivation juridique obligatoire a été conclu. Dans la demande d’attribution de l’emploi qui l’accompagnait, la durée était cependant indéterminée. Dans cette affaire, la Cour a tenu compte non seulement de vice d’informations obligatoires dans le contrat de travail mais aussi de la mention d’un contrat à durée indéterminée dans la demande d’accompagnement pour arriver à la conclusion que ce contrat devait être considéré comme conclu pour une durée indéterminée.
Ainsi, bien que ce ne soit pas obligatoire, vous devez connaître ce document si vous êtes actif en Russie.
Curieusement, les russes ont coutume de rédiger ces demandes à la main .
Un certificat d’assurance pension du Fonds de pension russe (СНИЛС)
Conformément à l’article 6, paragraphe 1, de la loi fédérale russe portant enregistrement individuel pour l’assurance retraite obligatoire, ce document est délivré par le Fonds de pension.
Si le demandeur d’emploi n’a jamais travaillé quelques part par le passé , l’employeur doit en faire une demande en son nom.
Les documents d’enregistrement militaire (воинский учет)
En vertu de l’article 8, paragraphe sub de la loi sur la défense (Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ « Об обороне »), toute organisation enregistrée en Russie doit garder une trace des employés qui peuvent être appelés à tout moment au service militaire en cas de besoin.
Les personnes concernées sont définies aux points 14 et 15 du décret du gouvernement russe portant approbation des règles d’enregistrement militaire.
Il s’agit des points suivants :
- Les citoyens de sexe masculin âgés de 18 à 27 ans qui ne sont pas des réservistes
- Sont appelés réservistes :
- Ceux qui ont accompli leur service militaire et sont maintenant des réservistes. (L’âge requis pour être réserviste est compris entre 45 et 70 ans et dépend du rang qu’on a occupé dans l’armée et du moment où on est devenu réserviste).
- Ceux qui ont terminé leurs études dans une école militaire d’une institution gouvernementale
- Ceux qui sont exemptés du service militaire.
- Ceux qui ont 27 ans ou plus et qui n’ont pas pris service parce qu’ils ont été reportés ou n’ont pas été convoqués pour d’autres raisons.
- Ceux qui ont fait un service civil de remplacement, en lieu et place du service militaire.
- Les femmes qui ont suivi une formation militaire spécial.
Les personnes suivantes ne sont pas soumises à l’obligation de s’inscrire à l’armée :
- Les personnes qui sont exemptées du service militaire, conformément à la loi sur le service obligatoire.
- Les personnes qui sont t présentement dans le service militaire.
- Les prisonniers.
- Les femmes qui n’ont pas suivi une formation militaire spéciale.
- Les personnes dont le lieu de résidence permanente n’est pas en Russie.
- Les officiers réservistes pour le Service de renseignement extérieur ou le FSB.
Si une personne n’a pas encore pris service, mais a déjà subi l’inspection préalable, elle doit être en possession d’un certificat de de nationalité soumis à la conscription (удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
Le document le plus important pour l’enregistrement militaire est la carte militaire (военный билет).
Cette pièce est délivrée à une personne avant qu’elle ne commence le service militaire et lorsqu’elle le quitte. Le document est également délivré aux réservistes.
Si une personne ne dispose pas les documents requis sur la base desquels une carte militaire pourrait être établie , elle recevra un certificat temporaire en lieu et place d’une carte militaire (временное удостоверение, выданное взамен военного билета).
En outre, il est possible de confondre le certificat et la carte militaire (справка взамен военного билета). Il s’agit d’un document destiné aux Russes âgés de 27 ans ou plus qui n’ont pas exercé de service militaire.
Diplômes
Il est du pouvoir de l’employeur de dire si une formation spécifique s’avère nécessaire pour exécuter le travail en question.
Présentation d’un casier judiciaire nul et vierge sans mention de charge pénale
Ce dont il s’agit dans ce document n’est qu’une description de la pièce elle-même . Ce n’est pas tout employeur qui a le droit d’exiger ce document au candidat. Ce document n’est requis que pour les professions auxquelles les personnes ayant un casier judiciaire n’ont pas été admises sur la base de la loi. Cela concerne, par exemple, le travail dans les domaines suivants :
- Tous les travaux où l’employé est en contact avec des mineurs.
- L’aviation.
- Les employés du Service de sécurité russe (FSB).
- Les huissiers de justice.
- Les agents des douanes.
- Les employés des chambres de compensation.
- Les employés du ministère public.
- Sécurité des dépôts d’énergie.
- Professions concernées par la sécurité routière.
Un certificat de jouissance de bonne santé (délivré par un médecin)
Pour certaines professions, l’employeur est tenu de demander à l’employé un certificat de santé délivré par un médecin qualifié.
Voici quelques exemples de domaines dans lesquels cette obligation s’applique :
- Les candidats qui sont recrutés pour travailler dans le Grand Nord ou dans des régions équivalentes, à moins qu’ils n’y aient déjà vécu (article 324).
- Les salariés de moins de 18 ans (article 69).
- Les candidats pour lesquels les conditions de travail seront « préjudiciables ou dangereuses ». Sont qualifiés de nuisibles et dangereuses toutes les activités souterraines et les activités dans le domaine des transports (article 213).
Un certificat fiscal dans lequel un numéro d’identification fiscale a été attribué au salarié (ИНН)
Ce document n’est pas inscrit à l’article 65, mais ce numéro doit être connu de l’employeur pour pouvoir payer l’impôt sur le revenu de l’employé.
Un contrat de travail (трудовой договор)
Définition et point de différenciation du contrat de travail aux autres contrats
Logiquement, le contrat de travail est le document le plus important du droit du travail russe. L’article 56 du code du travail explique clairement et avec précision ce que l’on,peut attendre par contrat de travail en Russie : Un accord entre l’employeur et l’employé, selon lequel l’employeur s’assure qu’il fournit un service rémunéré adéquat à l’employé. L’employé, à son tour, entreprend le travail spécifié, dirigé et supervisé par l’employeur.
Il est très important de marquer une différence précise entre les contrats de travail et les autres contrats de droit civil, car cela détermine le droit qui leur est applicable.
Le code civil donne plus de latitude aux parties et s’applique aux autres contrats de droit civil. Le droit du travail, au contraire, est beaucoup plus strict : la description de l’article 56 a été soigneusement choisie pour distinguer clairement le contrat de travail des contrats de droit civil, tels que le contrat de cession et le contrat d’entreprise.
Contrairement à ces deux derniers, qui portent sur le résultat (par exemple, la construction d’une maison), le contrat de travail s’est plus accentué sur la personne humaine . Il revient à l’employé d’exécuter tout seul le travail pour lequel il a été engagé dans le cadre du contrat de travail. L’employé ne peut sous aucun prétexte engager une autre personne pour exécuter le travail à sa place. Une autre caractéristique de la relation de travail est la hiérarchie, ce qui signifie que l’employé doit se conformer à la réglementation de l’employeur.
Dans le cas des contrats d’acceptation et de cession, l’entrepreneur ou le contractant dans la plupart des cas organise
soit -même le travail . Dans le cas d’un contrat de travail, l’organisation du travail est sous la responsabilité de l’employeur.
S’il marche comme un canard…
Evidemment , les employeurs en Russie, comme dans d’autres pays, essaient de contourner les dispositions strictes du droit du travail russe, en désignant le contrat de travail par une appellation. Mais ce système de contournement . n’a jamais été salvateur. Conformément au paragraphe 4 de l’article 11 de la loi sur le travail, ces relations sont assimilées à des relations de travail et le droit du travail s’applique donc à elles.
Le contenu d’un contrat de travail en en Russie
Les données suivantes doivent au moins figurer dans un contrat de travail russe (article 57) :
- Nom, prénom et patronyme (s’il en a un) de l’employé. Consulter wikipedia pour une brève explication sur le concept de patronyme en Russie, si vous ne le connaissez pas.
- Nom de l’employeur.
- Informations sur le passeport de l’employé. Au cas ou l’employé n’a pas de passeport, on peut se servir de tout autre pièce justificative comportant son identité. s.
- Le numéro d’identification fiscale (ИНН) de l’employeur.
- Informations sur la personne qui représente l’employeur et aussi sur les documents légaux auxquels ils se réfère pour signer le contrat de travail au nom de l’employeur.
- La date et le lieu de signature du contrat de travail .
- Le lieu où le travail sera exécuté .
- Le titre du poste occupé” par l’employé.
- La date à laquelle l’accord prendra effet. Dans le cas d’un contrat de travail à durée déterminée, la durée du contrat doit également être indiquée. Les contrats de travail à durée indéterminée ne peuvent être conclus en Russie que dans certains cas. La raison de la conclusion d’un contrat de travail à durée déterminée doit également y figurer dans le texte de l’accord.
- Le salaire, les suppléments, les primes et autres.
- Indemnisation pour les travaux lourds et pour les conditions de travail nocives et dangereuses, avec une description des circonstances des travaux lourds
- Détails sur l’assurance maladie obligatoire de l’employé, conformément au disposition du code de travail et conformément à d’autres lois russes.
- Les autres circonstances qui, selon la loi, doivent être incluses dans un contrat de travail, si elles se produisent.
Bien que les éléments susmentionnés soient des éléments obligatoires d’un contrat de travail, leur absence n’entraîne pas la nullité ou l’annulabilité de l’accord. Dans ce cas précis, le contrat de travail devra être complété, par exemple par l’ajout d’une annexe.
L’ordre d’embauche d’une personne(приказ о приеме на работу)
En se basant sur le contrat de travail, l’employeur émet alors un ordre d’acceptation de l’employé (article 68).
Le formulaire N T-1 doit être utilisé à cet effet.
Les éléments suivants doivent être inclus dans l’ordre :
- Le nom de l’employeur.
- La date de prise de service .
- Préciser s’il en a qui travaille à temps plein ou à temps partiel.
- Le titre de l’employé et le service dans lequel il viendra travailler.
- Le salaire qui sera versé à l’employé.
- S’il y’a une période d’essaie à l’engagement qui s’applique alors combien de temps elle dure.
Attention : le contrat de travail reste et demeure le document de référence. Les nombreux éléments qui y figurent doivent figurer aussi dans l’ordre d’embauche .
L’ordre doit être soumis à l’employeur pour signature dans un délai de 3 jours à compter de la date de sa prise de service (article 68).
La description du poste de travail (должностная инструкция)
En Russie, si une entreprise souhaite faire cas de la description du travail pour un poste spécifique, la description doit être clairement mentionnée dans le contrat de travail. Etant donné que la description du poste en question est un document, elle est souvent rattachée au contrat de travail.Bien qu’elle ne soit pas nécessaire elle doit être signée par l’employé.
Le registre de l’emploi (трудовая книжка)
Conformément à l’article 66, le régistre d’emploi est le document le plus important qui décrit ce qu’on peut comprendre par expérience professionnelle individuelle. La forme du livret de travail et les règles pour le remplir sont déterminées par le gouvernement russe. Il incombe donc à l’employeur de remplir le livret de travail pour chaque employé dont les activités principales sont exercées en sa présence pendant plus de 5 jours.
Dans certains cas, il n’est pas nécessaire de montrer le livret de travail si :
- L’employé n’a pas travaillé pour cela et n’a donc pas encore reçu le livret de travail.
- Le registre d’emploi est perdu ou a été endommagé. Dans ce cas, l’employé doit en demander un nouveau par écrit à son employeur, en indiquant la raison pour laquelle il n’a plus son ancien livret de travail.
Le registre de travail est gardé et rempli par la Direction des Ressources Humaines de l’employeur. Après la cessation de la relation de travail, l’employeur doit le rendre à l’employé. Tout cela semble assez futile, mais ce n’est pas le cas. Si l’employeur ne remet pas le livret de travail à l’employé, cela peut engendrer des répercussions très graves. Cela peut aller très loin en laissant même croire que le contrat de travail n’est pas considéré comme dissous et que le salaire doit continuer à être versé à l’employé . Il arrive parfois que des employés rusés ne récupèrent pas eux-mêmes leur livret de travail dans l’espoir de tirer profit financièrement de cette ruse. Si vous êtes confronté à un tel comportement évasif en tant qu’employeur, vous devez intelligemment essayer de remettre le livret de travail. Par exemple, en l’envoyant par courrier recommandé à l’adresse du domicile de l’employé. Si vous pouvez remettre le livret de travail, il est vivement conseillé de faire signer à l’employé un document pour réception dudit livret . Cette procédure est assez fréquente en Russie.
Journal de bord des registres de l’emploi(Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей)
Oui, il est également impératif d’avoir sur soi-même ce livret et de le conserver jalousement .
La carte personnelle de l’employé (личная карточка работника)
Le RH doit établir une carte personnelle à l’employé, selon le formulaire type du Bureau fédéral des statistiques. Un grand nombre des documents ci-dessus servent de base pour remplir cette carte personnelle. Les données relatives au statut militaire de l’employé doivent également être incluses, par exemple.
Le calendrier officiel de temps de travail (табель учета рабочего времени)
Dans ce document, tel que soutenu par l’Office fédéral des statistiques, le nombre d’heure de travail exécuté doivent être conservé car ceci est également une obligation .
Conclusion
J’espère que les explications apportées dans cet article vous a donné plus de compréhension que de confusion. Si déjà les russes eux-mêmes n’arrivent pas à satisfaire aisément à toutes ces exigences administratives énumérées dans cet article, alors c’est donc évident que cela soit encore plus compliqué pour les entrepreneurs étrangers vivant en Russie.. Dans la plupart des cas, il est donc préférable de confier toutes ces démarches administratives à un prestataire de services fiable. Van Rhijn & Partners vous sera reconnaissant en prenant en charge ces tâches administratives pour vous, afin que vous puissiez concentrer toute votre énergie sur ce que vous savez faire de mieux : gérer efficacement votre entreprise. Nous pouvons également vous aider dans le recrutement de vos personnels en mettant à votre disposition des potentiels candidats russes appropriés pour votre entreprise basée en Russie .Êtes-vous intéressé ou avez-vous d’autres commentaires ou questions ? n’hésitez pas à nous contacter ou à nous laisser vos commentaires en suivant les indications ci-dessous.
