Blog

Inleiding

De Russische bureaucratie is berucht en in het arbeidsrecht is zij met name prominent aanwezig. In deze blog post zet ik alle documenten die nodig zijn bij het aannemen van personeel in Rusland op een rijtje. De hieronder besproken documenten zijn nodig bij het aannemen van Russisch personeel. Als u buitenlands personeel aan wilt nemen moet u mogelijk daarnaast ook een werkvergunning voor hen aanvragen. Laat u zich niet afschrikken door al deze vereisten. Van Rhijn & Partners zorgt ervoor dat u op een zo effectief mogelijk manier voldoet aan de eisen van de Russische bureaucratie.

Om een werknemer aan te nemen in Rusland moeten veel documenten bekeken worden. Van sommige van die documenten kennen wij in Nederland geen equivalent. Deze post is bedoeld om duidelijk te maken welke belangrijke documenten het Russische arbeidsrecht kent en hoe zij zich tot elkaar verhouden. Logischerwijs is de leidende wet voor dit stuk de Russische Arbeidswet (Трудовой кодекс Российской Федерации).
Wanneer ik in dit stuk naar een artikel verwijs zonder de wet erbij te vermelden, bedoel ik de Arbeidswet.
In art. 65 is een in beginsel limitatieve opsomming gegeven van documenten die een werknemer aan een werkgever moet tonen als hij wordt aangenomen.

Dit zijn (links binnen deze pagina):

• Paspoort
• Arbeidsboekje (трудовая книжка)
• Een pensioen verzekeringscertificaat van het Russische Pensioenfonds (СНИЛС)
• Documenten van militaire registratie
• Diploma’s, in het geval onderwijs genoten dient te zijn voor het werk dat hij uit gaat voeren
• Bevestiging van het ontbreken van een strafblad
• Een doktersverklaring van goede gezondheid
• Een document waaruit blijkt of een persoon al dan niet onderworpen is geweest aan administratieve sancties voor de consumptie van verdovende middelen of psychotrope stoffen zonder de aanwijzing van een arts (dit laat ik onbesproken, omdat het voor de meesten niet relevant is).

Naast deze documenten uit art. 65 bespreek ik een aantal andere documenten en zaken die onlosmakelijk verbonden zijn met het aannemen van personeel in Rusland (ook links binnen deze pagina):

• Verzoek van de werknemer om aangenomen te worden (заявление о приеме на работу)
• Het Belastingidentificatienummer (ИНН) van de werknemer
• De Arbeidsovereenkomst zelf (трудовой договор)
• Een order om iemand aan te nemen (приказ о приеме на работу)
• De Functieomschrijving (должностная инструкция)
• Het logboek van Arbeidsboekjes binnen uw organisatie
• De persoonlijke kaart van de werknemer (личная карточка работника)
• De werktijdtabel (табель учета рабочего времени)

En een conclusie

Paspoort

naar begin artikel

Dit ligt natuurlijk voor de hand. Een paspoort moet je inzien om na te gaan of de persoon in kwestie is wie hij beweert te zijn.

Een verzoek van de werknemer om aangenomen te worden (заявление о приеме на работу)
naar begin artikel

Het is volgens de Arbeidswet niet verplicht dit document op te stellen. Maar het kan wel nuttig zijn. In Rusland is het zeer gebruikelijk dit document op te stellen en het (ontbreken ervan) kan een bewijsmiddel zijn.
Zo heeft de Regionale Rechtbank van Jaroslavl  in zaak nr. 33-6392 van 10 november 2014 gesteld dat een vaag arbeidscontract (waarin de functie en de hoogte van het salaris ontbraken) in combinatie met het ontbreken van een officieel verzoek om aangenomen te worden onvoldoende is om het bestaan van een arbeidsrelatie te bewijzen.

In een ander geval was een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd gesloten, zonder dat de hiervoor wettelijke verplichte motivatie in de overeenkomst was opgenomen en in het verzoek van de werknemer om aangenomen te worden leek hij ervan uit te gaan dat hem een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd was voorgelegd. Hier werd de werknemer in het gelijk gesteld en de arbeidsrelatie werd bestempeld als een voor onbepaalde tijd.

 Dus, hoewel niet verplicht, moet je als je actief in Rusland bent, bekend zijn met dit document.

Vreemd genoeg is het gebruikelijk om dergelijke verzoeken met de hand te schrijven in Rusland.

Een pensioen verzekeringscertificaat van het Russische Pensioenfonds (СНИЛС).
naar begin artikel

Ingevolge art.6 lid 1 van de Russische Federale wet inzake individuele registratie voor verplichte pensioensverzekering wordt dit document verstrekt door het Pensioenfonds.

Ook hiervoor geldt: als dit de eerste baan is van de werkzoekende moet de werkgever dit document voor hem aanvragen.

Documenten van militaire registratie

naar begin artikel

Krachtens art. 8 lid sub van de wet Over Verdediging ( Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ “Об обороне”) moet elke in Rusland geregistreerde organisatie bijhouden welke medewerkers opgeroepen kunnen worden voor militaire dienst.

Welke personen hier precies onder vallen is vastgelegd in punt 14 en 15 van het Decreet van de Russische regering Goedkeuring van de Regels van Militaire Registratie.

Geregistreerd moeten worden:

• Mannelijke burgers van 18 tot 27 jaar, die geen reservisten zijn
• Reservisten, dit zijn:
  • Zij die hun dienstplicht hebben vervuld en nu reservisten zijn. (De leeftijd tot waarop men reservist is verschilt van 45 tot 70 en is afhankelijk van de rang die men in het leger vervulde en het moment waarop men reservist werd).
  • Zij die een studie hebben afgerond aan een militaire faculteit van overheidsinstituten hebben gestudeerd
  • Zij die zijn vrijgesteld van militaire dienst
  • Zij die, 27 of ouder zijn en niet in dienst zijn geweest, omdat ze uitstel hebben gekregen, of om andere redenen niet zijn opgeroepen
  • Zij die een alternatieve burgerlijke dienst hebben vervuld, in plaats van militaire dienst
  • Vrouwen die een militaire opleiding hebben gevolgd

• Niet geregistreerd hoeven te worden
  • Zij die zijn vrijgesteld van militaire dienst, overeenkomstig de Wet op de Dienstplicht
  • Zij die momenteel in militaire dienst zijn
  • Gedetineerden
  • Vrouwen zonder een speciale militaire opleiding
  • Zij, wiens vaste woonplaats niet in Rusland is
  • Officieren die reservist zijn voor de buitenlandse inlichtingendienst of de FSB

Als iemand nog niet in dienst is getreden, maar al wel de keuring voor militaire dienst heeft ondergaan moet hij een certificaat van een burger onderworpen aan dienstplicht hebben (удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).

Het belangrijkste document van militaire registratie is de militaire kaart (военный билет).

Dit document wordt aan iemand verschaft, voordat hij in dienst treedt, wanneer hij uit dienst treedt. Tevens wordt het document verschaft aan reservisten.

Als iemand niet beschikte over de juiste documenten op basis waarvan een militaire kaart aangemaakt kan worden heeft hij mogelijk een tijdelijk certificaat uitgegeven in plaats van een militaire kaart (временное удостоверение, выданное взамен военного билета).

Daarnaast heb je, verwarrend genoeg, ook nog het certificaat in plaats van de militaire kaart (справка взамен военного билета). Dit is een document voor Russen van 27 jaar of ouder die niet in militaire dienst zijn geweest.

Diploma’s

naar begin artikel

Het is aan de werkgever om te bepalen of bepaald onderwijs genoten moet zijn om de werkzaamheden uit te voeren.

Bevestiging van het ontbreken van een strafblad

naar begin artikel

Wat dit document inhoudt spreekt voor zich. Hier mag echter alleen om gevraagd worden voor beroepen waartoe mensen met een strafblad niet zijn toegelaten op basis van de wet. Dit gaat bijvoorbeeld om werk in de volgende sferen:

• • Al het werk waarbij de werknemer contact heeft met minderjarigen
  • Luchtvaartpersoneel
  • Medewerkers van de Russische Veiligheidsdienst (FSB)
  • Deurwaarders
  • Douanemedewerkers
  • Medewerkers van clearing houses
  • Medewerkers van het Openbaar Ministerie
  • Beveiliging van energiedepots
  • Beroepen die zich bezig houden met verkeersveiligheid

Een doktersverklaring van goede gezondheid

naar begin artikel

Voor bepaalde beroepen is de werkgever verplicht om de werknemer om een door een arts afgegeven gezondheidsverklaring te vragen.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Werknemers die aangetrokken worden om in het Hoge Noorden of daarmee gelijkgestelde gebieden te gaan werken, tenzij zij daar al woonden (art. 324).
  
• Werknemers die nog geen 18 jaar oud is (art. 69)
• Als de arbeidsomstandigheden schadelijk of gevaarlijk zijn. Onder deze categorie vallen sowieso ondergrondse werkzaamheden en werkzaamheden op het gebied van transport (art. 213)

Een Certificaat van de Belastingdienst waarin de werknemer een Belastingidentificatienummer (ИНН) is toegekend

naar begin artikel

Dit document is vreemd genoeg niet vermeld in art.65, maar dit nummer moet bekend zijn bij de werkgever om inkomstenbelasting voor de werknemer te kunnen betalen.

Een Arbeidsovereenkomst (трудовой договор)

naar begin artikel

Inhoud en onderscheid van andere contracten

Logischerwijs is de arbeidsovereenkomst het belangrijkste document in het Russische arbeidsrecht. Wat in Rusland precies onder een arbeidsovereenkomst wordt verstaan is omschreven in art. 56 van de Arbeidswet: Een overeenkomst tussen werkgever en werknemer, volgens welke de werkgever ervoor zorg draagt passende arbeid te verschaffen aan de werknemer tegen betaling van arbeidsloon. De werknemer, op zijn beurt, verplicht zich het werk uit te voeren, aangestuurd en onder toezicht van de werkgever.

Het is uiterst belangrijk om een juist onderscheid te maken tussen aan de ene kant arbeidsovereenkomsten en aan de andere kant andere civielrechtelijke contracten. Het soort contract waar we mee te maken hebben bepaalt namelijk het rechtsgebied dat erop van toepassing is. Het burgerlijk recht kent veel meer vrijheid aan partijen toe dan het toch vrij rigide Russische arbeidsrecht.

De Russische wetgever heeft de formulering van art. 56 dan ook zorgvuldig gekozen om de arbeidsovereenkomst duidelijk te onderscheiden van civielrechtelijke overeenkomsten, zoals de overeenkomst van opdracht en de overeenkomst van aanneming.

In tegenstelling tot deze laatste twee overeenkomsten, waarbij het resultaat centraal staat (bijvoorbeeld het bouwen van een huis) draait het bij de arbeidsovereenkomst om de persoon, alleen de werknemer zelf kan het werk onder de arbeidsovereenkomst uitvoeren. Een ander kenmerk van de arbeidsrelatie is hierarchie. De werknemer dient zich te houden aan de voorschriften van de werkgever.

Bij overeenkomsten van aanneming en opdracht organiseert de aannemer of de opdrachtnemer de werkzaamheden grotendeels zelf. Bij een arbeidsovereenkomst is dit de verantwoordelijkheid van de werkgever.

Op bovengenoemde civielrechtelijke overeenkomsten is het arbeidsrecht niet van toepassing.

Al draagt een aap een gouden ring…

Wat ook in Rusland voorkomt is dat men relaties die feitelijke voldoen aan de criteria van een arbeidsrelatie probeert te reguleren door middel van een civielrechtelijk contract. Maar ook in Rusland gaat deze vlieger niet op. Ingevolge van paragraaf 4 van van art. 11 van de Arbeidswet worden zulke relaties gelijkgesteld aan arbeidsrelaties en is derhalve het arbeidsrecht hierop van toepassing.

De inhoud van een Russische arbeidsovereenkomst

Op zijn minst moeten de volgende gegevens worden opgenomen in een Russische arbeidsovereenkomst (art. 57 Arbeidswet):

• Achter-, voor- en vadersnaam (indien hij deze heeft) van de werknemer. Zie wikipedia voor een korte uitleg van het begrip vadersnaam in Rusland.  
• Naam van de werkgever
• Paspoortgegevens werknemer. Of indien hij geen paspoort heeft, de gegevens van een ander document op basis waarvan zijn identiteit kan worden vastgesteld.
• Het Belastingidentificatienummer (ИНН) van de werkgever
• Informatie over de persoon wie de werkgever vertegenwoordigt en op basis van welk document hij de arbeidsovereenkomst namens de werkgever tekent.
• Datum en plaats waar de arbeidsovereenkomst is gesloten
• Plaats waar de arbeid zal worden verricht
• De officiële functie van de werknemer
• Datum waarop de overeenkomst ingaat. In het geval van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd dient tevens de termijn van de overeenkomst aangeven te worden. Arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd mogen alleen in bepaalde gevallen gesloten worden in Rusland. De reden voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd dient tevens in de tekst van de overeenkomst te worden opgenomen.
• Omvang van het salaris, toeslagen bonussen en dergelijke
• Compensatie voor zwaar werk en voor schadelijke en gevaarlijke arbeidsomstandigheden, met omschrijving van omstandigheden van de zware arbeid
• Over de verplichte zorgverzekering van de werknemer, overeenkomstig de Arbeidswet en andere Russische wetten
• Andere omstandigheden, die indien ze zich voordoen, volgens de wet in de arbeidsovereenkomst moeten worden opgenomen

Hoewel de bovengenoemde zaken verplichte elementen van een arbeidsovereenkomst zijn, leidt afwezigheid ervan niet tot nietigheid of vernietigbaarheid van de overeenkomst. De arbeidsovereenkomst zal in dat geval aangevuld moeten worden, bijvoorbeeld door er een bijlage aan toe te voegen.

Een order om iemand aan te nemen (приказ о приеме на работу)

naar begin artikel

Op basis van de arbeidsovereenkomst geeft de werkgever vervolgens een order uit om de werknemer aan te nemen.

Hiervoor dient formulier N T-1 gebruik te worden.

De volgende zaken dienen opgenomen te worden in de order:

• De naam van de werkgever
• De datum waarop de werkzaamheden aanvangen
• Of iemand full- of parttime werkt
• Titel van de werknemer en de afdeling waarop hij zal komen te werken
• Het salaris
• Of er een proeftijd geldt, en zo ja, hoe lang die duurt

Let wel: de arbeidsovereenkomst blijft leidend. Veel zaken die daarin opgenomen zijn moeten echter ook in de order staan.
De order moet binnen 3 dagen na aanvang van zijn werkzaamheden aan de werkgever ter ondertekening voorgelegd worden (art. 68).

De Functieomschrijving (должностная инструкция)

naar begin artikel

Als een bedrijf een functieomschrijving voor een bepaalde functie wil hanteren dient dit in Rusland in de arbeidsovereenkomst expliciet vermeld te worden.

Als document is de functieomschrijving vaak een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, maar dit hoeft niet. Net als de arbeidsovereenkomst wordt de functieomschrijving in 2 tweevoud opgesteld en dient deze ondertekend te worden door de werknemer.

Arbeidsboekje (трудовая книжка)

naar begin artikel

Ingevolge art. 66 van de Russische arbeidswet is het arbeidsboekje het belangrijkste document dat aangeeft wat iemands werkervaring is. De vorm van het arbeidsboekje en de regels voor het invullen ervan worden vastgesteld door de Russische regering. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om het arbeidsboekje in te vullen voor elke werknemer wiens hoofdwerkzaamheden langer dan 5 dagen bij hem worden uitgevoerd.

In een aantal gevallen hoeft het arbeidsboekje niet vertoond te worden:

1. 1. Indien de werknemer hiervoor niet heeft gewerkt en daarom nog niet een arbeidsboekje ontvangen heeft
   2. Als het boekje verloren of beschadigd is. In dit geval moet de werknemer een schriftelijk verzoek om een nieuw arbeidsboekje aan de werkgever richten, met hierin de reden dat hij zijn vorige arbeidsboekje niet langer heeft.  

Het arbeidsboekje wordt bewaard en ingevuld door de afdeling personeelszaken van de werkgever. Na het beëindigen van de arbeidsrelatie moet de werkgever het arbeidsboekje teruggeven aan de werknemer. Dit klinkt allemaal vrij futiel, maar dat is het niet. Als de werkgever nalaat het arbeidsboekje te overhandigen aan de werknemer kan dit zeer vervelende consequenties hebben. Dit kan zelfs inhouden dat de arbeidsovereenkomst niet als ontbonden wordt beschouwd en het salaris doorbetaald moet worden. Het komt voor dat listige werknemers hun arbeidsboekje zelf niet ophalen in de hoop hier een slaatje uit te kunnen slaan. Als je als werkgever met zulk ontwijkend gedrag te maken hebt  moet je aantoonbaar pogen het arbeidsboekje te overhandigen. Door het aangetekend te versturen naar het huisadres van de werknemer bijvoorbeeld. Kan je het arbeidsboekje wel overhandigen, dan is het verstandig de werknemer een document te laten tekenen voor ontvangst. Hetgeen in Rusland vrij gebruikelijk is.

Logboek van Arbeidsboekjes (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей)

naar begin artikel

Ja, dit is ook verplicht.

De persoonlijke kaart van de werknemer (личная карточка работника)

naar begin artikel

De afdeling personeelszaken moet een persoonlijke kaart voor de werknemer aanmaken, volgens het formulier dat is vastgesteld door het Federaal Bureau van de Statistiek. Veel van de bovenvermelde documenten dienen als basis voor het invullen van deze persoonlijke kaart. Ook de gegevens over de militaire status van de werknemer moeten hierin worden opgenomen.

Werkijdtabel (табель учета рабочего времени)

naar begin artikel

In dit, tevens door het Federaal Bureau van de Statistiek vastgestelde document, moeten de gewerkte uren bijgehouden worden. Ook dit is  verplicht.

Conclusie

naar begin artikel

Ik hoop dat het overzicht dat ik in dit artikel heb gegeven enige duidelijkheid schept. Zelfs voor Russen is het niet makkelijk om aan alle in dit artikel opgesomde administratieve vereisten te voldoen. Voor buitenlandse ondernemers in Rusland is dit natuurlijk nog moeilijker. In de meeste gevallen verdient het daarom de voorkeur deze administratieve taken uit te besteden aan een betrouwbaar dienstverlener. Van Rhijn & Partners neemt deze administratieve taken graag van u over, zodat u zich kunt concentreren op het ondernemen zelf. Ook kunnen wij u helpen bij het aantrekken van geschikte Russische kandidaten voor uw Russische onderneming. Bent u geïnteresseerd, of heeft u verdere opmerkingen of vragen? Neem dan contact met ons op of laat hieronder uw commentaar achter.

Ivo van Rhijn is jurist en slavist. Hij is gespecialiseerd in het geven van juridisch advies aan buitenlandse ondernemingen en personen in Rusland.