Een Russische werkvergunning is een document op basis waarvan een buitenlander uit een visumland in Rusland mag werken voor een concrete werkgever. Een visumland is een land, waarvan de ingezetenen een visum nodig hebben om Rusland binnengelaten te worden. Visumlanden zijn grijs op de kaart hieronder.
Image credit: Albatalab at English Wikipedia, CC BY-SA 3.0.
Burgers van landen in het grijze gebied hebben een visum nodig om in Rusland te verblijven. Als zij niet tevens een Russische verblijfsvergunning of Russisch paspoort hebben tenminste. Tevens bestaan er uitzonderingen voor diplomaten en medewerkers van cruiseschepen uit visumlanden.
Voor buitenlanders uit niet-visumlanden (het groene gebied) geldt ander beleid. Dit ‘groene landen beleid’ komt sterk overeen met het beleid ten opzichte van mensen uit visumlanden met een verblijfsvergunning.
In deze blog post bespreek ik alleen het beleid en de procedures die betrekking hebben op mensen uit visumlanden.
In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt is een werkvergunning in Rusland altijd gekoppeld aan een specifieke werkgever. Als je een baan hebt bij werkgever A en je wilt switchen naar werkgever B, zal werkgever B opnieuw een werkvergunning voor je aan moeten vragen.
Een Russische werkvergunning wordt aangevraagd en betaald door de werkgever.
Op deze pagina:
- Normale werkvergunning met quota
- Normale werkvergunning voor quotavrije posities
- De werkvergunning voor de Highly Qualified Specialist
Daarnaast bespreek ik de Vergunning voor het aantrekken van buitenlandse arbeid, het verkrijgen van een werkvisum voor Rusland en geef ik een overzicht van de kosten van de verschillende procedures.
Quota
Jaarlijks stelt het Russische Ministerie van Arbeid per vast hoeveel buitenlanders uit visalanden aanspraak kunnen maken op een werkvergunning in Rusland. Dit zijn de quota.
Ter illustratie: in 2018 kunnen in Sint-Petersburg maximaal 4502 buitenlanders een werkvergunning krijgen. In Moskou 5871.
Deze cijfers zijn weer opgedeeld per beroepsgroep. Zo zijn in Moskou, van de 5871 plaatsen er 336 gereserveerd voor arbeiders uit de metaal- en machine-industrie. Naast de metaal- en machine-industrie zijn er nog 12 andere beroepsgroepen met hun eigen quota.
Hoe verkrijg je quota voor jouw organisatie?
In elk subject van Rusland is een Commissie belast met het verdelen van quota. Aan deze Commissie moet een gemotiveerd verzoek om toebedeling van quota gepresenteerd worden.
Aanvraagformulieren voor de quota dienen eerst online ingevuld worden op deze site, die beheerd wordt door het Russische Ministerie van Arbeid. Een werkgever die zich geregistreerd heeft op deze site kan hier de aanvraag voor quota indienen en later ook corrigeren. Na het invullen dient de aanvraag uitgeprint te worden om aan een regionale Commissie gepresenteerd te worden. Je kan de aanvraag elektronisch naar de Commissie versturen, maar die zal er pas naar kijken als ze tevens een papieren aanvraag hebben.
Elke subject van Rusland heeft zijn eigen Commissie die de quota aanvraag moet behandelen. In Sint-Petersburg moet de aanvraag ingediend worden bij het centrum van arbeidsmiddelen.
De aanvraag van quota moet ruim op tijd worden ingediend: de aanvraag voor quota in 2019 kan tot 1 mei 2018 worden ingediend.
Bij de aanvraag moeten de volgende documenten worden ingediend:
- Het aanvraagformulier, in tweevoud
- Een volmacht voor het indienen van de aanvraag namens de organisatie
- Een garantstelling van de werkgever voor woon- en ziektekosten van de werknemer
- Een gemotiveerd schrijven met de reden waarom het aantrekken van buitenlandse werknemers noodzakelijk is in dit geval
- Een gelegaliseerde kopie van het paspoort van de Directeur van het bedrijf.
Duidelijk moet zijn waarom de organisatie buitenlandse werknemers nodig heeft en de vacatures niet lokaal kan vervullen.
Bij overweging van het verzoek kijkt de Commissie hoe lang een organisatie bestaat (hoe langer, hoe beter) en of zij in het verleden reeds winst heeft gemaakt. Hoe meer solide de reputatie van een bedrijf, hoe groter de kans dat het de begeerde quota krijgt.
Als de quota worden toegekend, loopt de procedure verder zoals hieronder beschreven bij quotavrije posities. Het is dus een heel gepuzzel om met quota te werken. En het is beter quota, waar mogelijk, helemaal te ontlopen.
Quotavrije Posities
In oekaze nummer 768 van 20 december 2013 is een lijst vastgesteld met beroepen die buiten de quota vallen.
Omdat het verkrijgen van quota altijd een lastige extra horde is voor het verkrijgen van een werkvergunning, verdient het aanbeveling goed te kijken of je personeel misschien in aanmerking komt voor een van de quotavrije posities.
De quotavrije posities bestaan grofweg uit 3 categorieën:
- Beroepen van cultureel belang, zoals balletdanser.
- Leidinggevende posities, zoals directeur van een bedrijf, directeur van een branch office.
- Technische posities, zoals hoofdinginieur.
Voor de quotavrije beroepen kan direct een vacature worden geplaatst bij het arbeidsbureau. Dit is ook de volgende stap voor buitenlandse werknemers voor wie quota zijn verkregen.
Een vacature plaatsen bij het arbeidsbureau
Er moet bewezen worden dat het niet lukt een geschikte Russische kandidaat voor de vacature te vinden. Hiervoor is het nodig dat er een maand lang een vacature wordt geopend bij het arbeidsbureau. Na verloop van 1 maand kan de volgende stap gezet worden: het aanvragen van een vergunning voor het aantrekken van buitenlandse arbeid.
Dit gedeelte van de procedure kan tricky zijn. Er wordt immers een vacature geplaatst die je niet vervuld wenst te zien. Een laag salaris en een zeer gedetailleerde vacature omschrijving hebben altijd wel enig afschrikwekkend effect. Maar als er toch gereageerd wordt op de vacature dient hier ‘serieus’ mee omgesprongen te worden. Zeggen dat je al een geschikte buitenlandse kandidaat hebt is uit den boze.
Dit is helaas hoe de Russische bureaucratie werkt. De mensen op het Arbeidsbureau zijn ook niet achterlijk en weten best hoe de vork in de steel zit. Als je hier niet aan mee wilt werken bestaat er altijd nog de optie een HQS werkvergunning aan te vragen, zoals hieronder beschreven.
Vergunning voor het aantrekken van buitenlandse arbeid
Dit is nog niet de werkvergunning. Dit document is de toestemming voor de werkgever om buitenlandse arbeid in te huren. De werkvergunning is, op zijn beurt, de toestemming voor de buitenlandse werknemer om voor deze specifieke werkgever te werken.
De leges voor het verkrijgen van dit document bedragen 10 duizend roebel per aan te trekken buitenlandse werknemer. Meerdere werknemers kunnen op een vergunning tot aantrekking staan.
De volgende documenten dienen te worden ingediend voor het verkrijgen van deze vergunning:
- Aanvraagformulier
- Gelegaliseerde kopieën van de statuten, of, indien de werkgever een zelfstandig ondernemer is, een gelegaliseerde kopie van zijn paspoort.
- Een concept van de arbeidsovereenkomst. Dit concept dient te voldoen aan de eisen van het Russische arbeidsrecht.
De FMS kan tot 60 dagen de tijd nemen om de aanvraag toe- of af te wijzen. Dertig dagen voor een toezegging en nog eens dertig als er volgens hen iets ontbrak aan het pakket documenten.
Voor het afgeven van deze vergunning wordt in Sint-Petersburg de Commissie voor Arbeid en Zanyatost geconsulteerd, deze geeft binnen 10 dagen een avies. Alleen in het geval een positief advies wordt overlegt, wordt de vergunning tot aantrekking toegekend.
HQS
Er is een categorie buitenlandse werknemers voor wie quota, noch een vergunning voor het aantrekken van buitenlandse arbeid vereist is. Dit zijn de Highly Qualified Specialists (HQS).
Het doel van de HQS werkvergunning in Rusland is officieel het aantrekken van kennismigranten in Rusland. Maar in de praktijk is er slechts 1 vereiste: een minimumsalaris van 2 miljoen roebel bruto per jaar. Op deze salaris vereisten bestaan slechts enkele uitzonderingen, die gelden met name voor wetenschappers. Voor hen is het minimum HQS-salaris lager. De FMS moet elk kwartaal ingelicht worden over de salarisbetaling van een HQS in Rusland.
Daarnaast zijn bepaalde beroepsgroepen uitgesloten van de mogelijkheid om als HQS in Rusland te werken. Dit betreft religieuze beroepen, maar ook handelsvertegenwoordigers van kopers in het segment van de fast moving consumer goods (waaronder farmaceutische producten vallen). Elke Russische rechtspersoon met een schone lei mag een HQS werknemer aantrekken. Als een bedrijf onbetaalde administratieve straffen heeft of een verbod op het aantrekken van buitenlandse werknemers kan dit echter niet voor een bepaalde periode.
Voor de HQS hoeft een werkgever geen sociale en pensioenspremie af te dragen. Deze premies bedragen gezamenlijk maar liefst 30,2% van het brutoloon. Dit scheelt dus nogal wat.
Volgens Russische definities wordt met brutoloon overigens nettoloon + 13% inkomstenbelasting bedoeld. De premies aan de fondsen vallen niet onder deze definitie. De werkgeverslasten zijn dus aanzienlijk hoger dan het bruto salaris.Vanwege dit misverstand over de definitie van bruto salaris bestaat bij sommigen het idee dat de lastendruk voor Russische werkgevers laag is. Dat klopt dus niet helemaal, maar voor de HQS wel. Alleen heb je daar dus met dat minimumsalaris van 2 miljoen roebel te maken. Het is dus kiezen of delen.
[ninja_tables id=”2483″]
| Duur van procedure | Leges | Minimumloon | Maximum periode waarvoor werkvergunning en visum verleend wordt | |
| Normale Russische werkvergunning met quota | Minstens 4 maanden | Vergunning aantrekken buitenlandse arbeid: 10 000 roebel Afgifte werkvergunning: 3500 roebel Uitnodiging werkvisum 800 roebel | Minimumloon in Rusland in 2019 bedraagt 11280 roebel bruto per maand(ongeveer 173 euro bruto, volgens de huidige koers). Regio’s kunnen een hoger minimumloon vaststellen: In Moskou is het minimum maandloon voor 2019 vastgesteld op 18781 roebel bruto. Dit is ongeveer 258 euro volgens de huidige koers. In Sint-Petersburg is het minimumloon voor 2019 vastgesteld op 18 000 roebel bruto per maand. Dit is ongeveer 247 € bruto per maand. | 1 jaar |
| Normale Russische werkvergunning zonder quota | Minstens 3 maanden | Vergunning aantrekken buitenlandse arbeid: 10 000 roebel Afgifte werkvergunning: 3500 roebel Uitnodiging werkvisum 800 roebel | Zelfde als voor normale Russische werkvergunning met quota | 1 jaar |
| Russische HQS werkvergunning | Minstens 1 maand | Afgifte werkvergunning: 3500 roebel Uitnodiging werkvisum 800 roebel | 166667 roebel per maand bruto (2 miljoen roebel bruto per jaar). | 3 jaar |
De voornaamste voordelen van een HQS werkvergunning en bijbehorend visum, vergeleken met een gewone werkvergunning, zijn dat deze veel sneller verkregen kunnen worden en geldig zijn voor een periode van maximaal 3 jaar. De normale werkvergunning voor quota en quotavrije postie is geldig voor maximaal een jaar.
Daarnaast heeft een HQS de mogelijkheid om versneld een Russische verblijfsvergunning voor zichzelf en zijn gezinsleden aan te vragen.
De HQS werkvergunning kan dus veel sneller aangevraagd worden, hoeft niet elk jaar opnieuw aangevraagd te worden en stelt geen eisen aan functietitels, zoals bij de quotavrije posities van de gewone werkvergunning.
Als de salariseisen voor deze vergunning geen dealbreaker zijn en het aanvragen van een HQS vergunning voor de beoogde positie mogelijk is moet je daarom altijd hiervoor kiezen.
Aanvraag van de werkvergunning
Nadat voor gewone werkvergunningen de vergunning tot het aantrekken van buitenlands personeel in ontvangst is genomen kan voor hen de werkvergunning zelf aangevraagd worden.
Voor een HQS kan deze aanvraag direct worden ingediend.
Voor afgifte van een Russische werkvergunning dient 3500 roebel leges betaald te worden.
Bij de aanvraag van de werkvergunning dienen de volgende formulieren in te worden gediend:
- Het aanvraagformulier
- Een kleurenfoto van de buitenlander voor wie de vergunning wordt aangevraagd (formaat 30 bij 40 mm)
- Een gelegaliseerde en vertaalde kopie van het paspoort van de buitenlander
- Een doktersverklaring volgens welke de buitenlander niet lijdt aan infectieziekten, drugsverslaving, noch drager is van HIV.
Aanvragen van een uitnodiging voor het Russische werkvisum
Dit brengt veel mensen in verwarring: een werkvergunning is het document op basis waarvan men mag werken in Rusland, maar om rechtsgeldig in Rusland te verblijven heb je ook een visum nodig.
Russische visa worden verstrekt op basis van een uitnodiging. Uitnodigingen voor werkvisa worden afgegeven door de Federale Migratie Dienst (FMS). Tegenwoordig kunnen deze uitnodigingen ook elektronisch verkregen worden. De leges voor het verkrijgen van een uitnodiging bedragen 800 roebel.
De volgende documenten dienen te worden ingediend bij de aanvraag:
- Het aanvraagformulier
- Een gelegaliseerde en vertaalde kopie van het paspoort van de buitenlander
- Een brief van de werkgever, waarin deze zich garant stelt voor de buitenlandse werknemer.
- Een kleurenfoto van de buitenlander voor wie de uitnodiging wordt aangevraagd (formaat 30 bij 40 mm)
De uitnodiging wordt binnen 20 werkdagen verstrekt, mits alle documenten in orde zijn. Voor HQS gebeurt dit binnen 14 werkdagen. Met de uitnodiging van de FMS kan de buitenlandse werknemer bij de Russische Ambassade of het Consulaat dat in zijn uitnodiging vermeld staat, zijn werkvisum aanvragen.
Bij aankomst in Rusland moet de buitenlandse werknemer zijn eigen Russische belastingidentificatienummer aanvragen, als hij dat nog niet had.
De werkgever dient de FMS op de hoogte te stellen van het moment waarop de arbeidsovereenkomst met de buitenlandse werknemer wordt afgesloten. De logica van deze verplichting is natuurlijk ver te zoeken. Je hebt net maanden gewacht op de nodige documenten. Maar gek genoeg is de straf op het negeren van deze verplichting even hoog als wanneer je buitenlandse werknemer überhaupt geen werkvergunning heeft. Negeer dit dus niet. Hier staan sjablonen van een formulier en de volmacht om dit te doen, op de site van het Peterburgse centrum van arbeidsmiddelen. Ook in geval van ontslag dient de FMS geïnformeerd te worden.
De FMS is eind 2016 opgeheven als zelfstandig bestuursorgaan en zou opgaan in het Russische Ministerie van Binnenlandse Zaken. De chaos van deze reorganisatie is men nog altijd niet te boven gekomen. Daarom is goede begeleiding bij deze procedures echt noodzakelijk. Van Rhijn & Partners werkt samen met visumagenten die dagelijks bij de FMS zijn en vrijwel alle inspecteurs bij naam en toenaam kennen. Mede hierdoor kunnen we de prijs van deze zeer arbeidsintensieve procedure beperkt houden.
Heeft u een Russische werkvergunning nodig of heeft u nog vragen? Neem contact met ons op of laat hieronder je commentaar achter.
