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Sorgfaltspflicht ist ein Begriff, den man in der Welt des Unternehmenserwerbs oft hört. In Russland allerdings verhängen die Steuerbehörden eine große Sorgfaltspflicht für Unternehmen, wenn diese am alltäglichen Wirtschaftsverkehr teilnehmen. Wenn Sie Ihre Gegenpartei nicht genau genug untersuchen oder die Untersuchung nicht genügend dokumentieren, könnte das darauf hinauslaufen dass Sie ihre Mehrwertsteuern von den Steuerbehörden nicht erstattet bekommen, da Sie mit einer unzuverlässigen Partei zusammen gearbeitet haben. Einen Vertrag mit einer unbekannten russischen Firma unüberlegt zu unterschreiben ist daher nicht nur ein Risiko weil die Firma sich nicht an Abmachungen halten könnte, sondern auch weil Sie nachteilig mit steuerlichen Konsequenzen konfrontiert werden könnten.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die legale Sorgfaltspflicht von Firmen, bevor Sie mit ihnen handeln, aber die unten beschriebenen Mittel können auch beim Erwerb von russischen Unternehmen hilfreich sein.

Ignoranz und Misverständnisse 

Westliche Firmen, die mit russischen Firmen handeln haben oft keine Ahnung von den strengen Sorgfaltsplichtsvoraussetzungen der russischen Steuerbehörden. Und sobald sie davon mitbekommen, erscheint es oft so überfordernd, dass es komplett ignoriert wird. Vielleicht suchen sie sich auch Hilfe von einem der größten 4 Handelsserviceanbieter, die den Firmen ein sehr teures Gefühl von Sicherheit vermitteln. Es gict allerdings eine bessere Möglichkeit, welche ich in diesem Artikel erläutern werde.

Auf dieser Seite

• Den Hintergrund dieser Sorgfaltspflicht: Die Eintagsfliege
• Wie die Steuerbehörden und russischen Gerichtshöfe damit umgehen
• Risikoübertragung 
• Was Sie tun sollten: Sorgfaltspflicht
• Die Sorgfaltspflicht-Checkliste
• Taktvoll sein
• Noch mehr Informationsquellen
• Wie man seine Sorgfaltspflichtrecherchen dokumentiert
• Zusammenfassung 

Die Eintagsfliege oder die Mülldeponie

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Die Eintagsfliege, auf russisch фирма однодневка, ist auch unter den folgendenTiteln bekannt:
Mülldeponie, Laterne, Bluterguss, Igel und Austronaut.

Es gibt keine Definition für den Begriff „Eintagsfliege“ oder einen seiner Äquivalenten im russischen Gesetzbuch. Die Steuerverwaltung nutzt die folgende allgemeine Definition: ein Rechtsträger ohne wirkliche Unabhängigkeit, der nicht mit dem Ziel erschaffen wurde, unternehmerische Aktivitäten auszuführen, und der, der Regel nach, keine Steuererklärung an das Finanzamt übermittelt und unter einer Serienadresse eingetragen ist, und so weiter.

Eine Eigenschaft einer Eintagsfliege ist daher ein Mangel an wirklicher wirtschaftlicher Aktivität. Allenfalls beantragt und erhält sie staatliche Förderung. Eine solche Firma ist oft nur auf dem Papier aktiv und zahlt keine Steuern. Es erklärt sich also von selbst, dass die Eintagsfliege ein Dorn im Auge der russischen Steuerbehörden ist. Der Kampf gegen Eintagsfliegen hat höchste Priorität.

Wie gehen sie damit um?

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Einerseits ganz schön gut. Im Jahr 2011 waren 4,5 Millionen Rechtsträger in Russland eingetragen, von denen geschätzt die Hälfte aus Eintagsfliegen bestand. Von da an kann eine deutliche Verringerung verzeichnet werden. Im Juni des Jahres 2017 gab es nur noch geschätzt 650.000 Mülldeponien in Russland.

Der Kampf ist allerdings noch nicht gewonnen. Korruption und Steuerhinterziehung bleiben weiterhin ein riesiges Problem in Russland, strengere Kontrollen seitens der Steuerbehörden haben nur zu mehr Einfallsreichtum der korrupten Politiker und steuerhinterziehenden Unternehmer geführt.

Mit der zunehmenden Komplikation der Steuerhinterziehungsverschwörungen können die Steuerbehörden nicht mehr jedem Fall bis zu den Wurzeln nachgehen.

Risikoübertragung

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Daher ist dies die Manifestation der Frustration, Unfähigkeit und des Misstrauens mit denen die russischen Steuerbehörden Firmen behandeln.

Mit dieser Selbstverschuldungs-Argumentation übertragen die russischen Steuerbehörden das Risiko, dass bestimmte Parteien sich nicht an ihre steuerlichen Verpflichtungen halten könnten, auf kommerzielle Interessenten die sich nichts zuschulden haben kommen lassen außer, dass sie mit einer Eintagsfliege gehandelt haben. Die Mühelosigkeit, mit der die russischen Behörden das Risiko von unvollständigen Steuerzahlungen durch Dritte auf private Parteien überträgt, ist besorgniserregend und ähnelt einem umgekehrten Beweis: schuldig, bis das Gegenteil bewiesen ist. Es gibt jedoch keine rechtliche Norm in Russland die besagt, dass die Rückerstattung von Mehrwertsteuern an einen Steuerzahler davon abhängt, ob sein Zulieferer zuvor Mehrwertsteuern gezahlt hat, oder nicht. 

Jede Firma, die schonmal mit einer Eintagsfliege gehandelt hat, wird misstrauisch beäugt. Ihre Anfrage auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer wird abgelehnt und ihre Gewinnsteuer wird erhöht. Das Misstrauen und der Verdacht, die unglücklicherweise immer noch die russische Gesellschaft prägen, werden hier durch die Handlungen der russischen Steuerbehörden ausgedrückt. Sie nehmen an, dass Sie sich mit der Mülldeponie verschworen haben.

Zum Glück nehmen russische Gerichtshöfe eine eher ausgewogene und angemessene Haltung ein. Die Steuerbehörden aber sind dickköpfig, also seien Sie bereit ihre Handelspartner zu verifizieren und das auch zu dokumentieren.

Was Sie tun sollten

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Wie bereits erwähnt, entspricht die Einstellung der Gerichtshöfe nicht der der Steuerbehörden, aber beide verlangen Sorgfaltspflicht von Wirtschaftsteilnehmern.

Was ist Sorgfaltspflicht?

Die Sorgfaltspflicht ist ein sehr ungenaues Konzept, das vieles bedeuten kann. Wir behandeln hier eine vernünftig gründliche, rechtliche Nachprüfung der Personen un Firmen mit denen Sie handeln. Das Ziel ist, aufzuzeigen dass eine andere, aufrichtige kommerzielle Partei dieselbe Transaktion durchgeführt haben könnte. 

Sorgfaltspflicht besteht aus 2 Elementen:

1. Abwesenheit eines unbegründeten Steuervorteils
3. Dass wirtschaftliche Geschäftstätigkeiten wirklich stattgefunden haben (nicht nur auf dem Papier)

Die folgenden Eigenschaften spielen hierbei eine Rolle:

• Existiert die Firma, mit der Sie zu Handeln planen, wirklich? Sie können dies auf der bekannten Website der Steuerbehörden nachprüfen: https://egrul.nalog.ru/, aber diese Website, auch von den Steuerbehörden geführt, eignet sich besser. Für diesen Service müssen Sie sich registrieren, dies ist aber sehr einfach. Wenn sie einen elektronischen Auszug vom Handelsregister anfordern, dauert das Erzeugen dieses Auszugs eine Weile. Die Auszüge, die von dieser Seite generiert werden, enthalten eine elektronische Unterschrift, deren Kreation dauert einige Zeit. Wenn die Wartezeit vorüber sit, können Sie das Dokument herunterladen und speichern oder es ausdrucken und in einem seperaten Ordner aufheben. Auf dem elektronischen Auszug befindet sich ein Datum, mit dem Sie beweisen können dass die Registrierungsnummer der Firma, mit der sie gehandelt haben, im russischen Handelsverzeichnis gelistet war. Wenn Sie mit einer nicht-existenten Firma handeln, haben Sie zu 100% ihre Sorgfaltspflicht verletzt.

• Was ist die Grundlage der Befugnis, die der Vertreter Ihres Handelspartners hat? Fragen Sie nach diesem Dokument. Wenn Sie sirekt mit dem Vorsteher handeln, bitten Sie um Scans (oder beglaubigte Kopien) der Satzungen. Tatsächlich kann die Befugnis des Amts des Geschäftsführers in den Statuten begrenzt werden. Die Ernennnung des Vorstehers muss auch überprüft werden. Kurzgesagt muss jedes Dokument, das eine Begrenzung der Befugnis des Repräsentaten Ihres Handelspartners enthalten kann, gründlich gelesen werden. Das ist ebenfalls ein wichtiges Element der Sorgfaltspflicht. Als Folge von Artikel 3.11 des russischen Ordnungswidrigkeitsgesetzes kann eine Person „disqualifiziert“ werden. Das bedeutet unter anderem dass diese Person nicht das Amt des Vorstehers eines russischen Rechtsträgers für mindestens 6 Monate, und maximal 3 Jahre halten darf. Im Onlineverzeichnis disqualifizierter Personen (link), das von den russischen Steuerbehörden geführt wird, können Sie nachsehen ob der Direktor der Firma, mit der Sie handeln wollen, disqualifiziert wurde. Vernachlässigung in dieser Beziehung beudetet fast sicher, seine Sorgfaltspflicht verletzt zu haben.

• Wenn der Handelspartner eine Handelslizenz für das Produkt, dass Sie kaufen, benötigt, ist es ratsam eine Kopie dieser Lizenz anzufordern. Lizenzen sind für viele Tätigkeiten vonnöten, siehe Artikel 12 des Lizensierten Aktivitätsgesetz. Die Lizenz zu überprüfen gehört auch zur Sorgfaltspflicht.
• Wenn die Adresse der Firma im russischen Handelsverzeichnis als inkorrekt angezeigt wird, bedeutet dies ein großes Risiko. Für die Steuerbehörden bedeutet dies, dass die Transaktion mit dieser Firma fiktiv gewesen sein könnte. Der Grund für die Fehlermeldung dass die Adresse inkorrekt ist könnte sein, dass die rechtliche und tatsächliche Adresse sich voneinander unterscheiden.
• Ist die Firma unter einer Serienadresse eingetragen? Das allein muss kein Risiko darstellen. Viele legitime Firmen sind unter Serienadressen eingetragen. Vorsicht sei dennoch geboten. In Kombination mit anderen Risikofaktoren könnte dies wichtig werden
• Wenn der Vorsteher der Firma auch Vorsteher von fünf weiteren Firmen ist, muss dies auch als Risikofaktor erkannt werden. Es ist auf jeden Fall problematisch wenn eine der Firmen, von der er Vorsteher war, von den Steuerbehörden aufgrund von wirtschaftlicher Inaktivität aufgelöst wurde. Ein guter Ort, um dies nachzusehen ist das unten genannte Spark (kostenpflichtig) oder die kostenlose Datenbank mit Sitz in Sankt Petersburg, die allerdings weniger übersichtlich gestaltet ist. 
• Wenn Sie sich Ihrer Sache wirklich sicher sein wollen, müssen sie in Erfahrung bringen ob die Firma, mit der sie Handeln wollen, ihre steuerlichen Pflichten erfüllt. Das können Sie auf 2 verschiedene Arten tun: 
  • Sie bitten ihren potenziellen Handelspartner, sich eine Steuerbescheinigung zu beschaffen (справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов).
  • Sie reichen einen Antrag für diese Infformation selbst bei den Steuerbehörden ein. Das russische Gesetz verlangt von den Steuerbehörden nicht, dass sie den Steuerzahler mit Zugang zur Buchführung und Steuerrückerstattung von kommerziellen Interessenten, mit denen der Steuerzahler handelt, versorgen.
• Ein weiterer Faktor, der geprüft werden sollte ist das Vorhandensein von verschiedenen Codes für wirtschaftliche Aktivität (ОКВЭД). Wenn die Firma alles kann, aber das Produkt oder der Service, den Sie erstehen wollen, nicht in der wirtschaftlichen Aktivität der Firma auftaucht, kann dies zusammen mit anderen Faktoren ein Risiko bedeuten. Es gibt jedoch keine rechtliche Begrenzung für die Anzahl an wirtschaftlichen Aktiviäten, die eine Organisation ausführen kann
• Wenn die Firma, mit der Sie handeln möchten, vor Kurzem erst registriert wurde, kann dies von den Steuerbehörden in Kombination mit anderen Faktoren als Risiko angesehen werden.
• Das Nicht-Vorhandensein einer Website wird von den Behörden auch als Risikofaktor angesehen. Es muss klar sein, dass das führen einer Website mitnichten zwingend erforderlich ist. Es ist allerdings eine Kleinigkeit, die von den Behörden leicht nachgesehen werden kann.

Taktvoll sein

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Gute Kommunikation ist das A und O. Russen sind sehr vorsichtig mit dem auststellen einer Kopie ihres Reisepasses, und das aus gutem Grund. Es ist wichtig, ihr Vertrauen zu gewinnen, bevor Sie klarmachen, dass Sie diese Dokumente sehen müssen und wollen. Das gleiche gilt für alle Anforderungen, die Sie an Ihren potenziellen Handelspartner stellen. Viele Anfragen werden als Zeichen des Misstrauens gedeutet.

Für die, die tiefer graben wollen… oder weniger geduldig sind

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Die Anzahl an Quellen, die von der Regierung bereitgestellt werden, wächst stetig. Darum ist es nützlich zu wissen, dass es drei Websites gibt, die die Daten von verschiedenen Quellen in einem System vereinen. Die bekanntesten sind Spark, InterFax und Kontur Fokus.

 Verifizierung russischer Firmen mit Spark

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Diese Systeme werden nicht ausschließlich von Firmen genutzt. Ermittlungsjournalisten nutzen diese Systeme ebenfalls häufig. Mit ihrer Hilfe werden oft erfolgreich Verbindungen zwischen Firmen und hochrangigen Beamten oder Politikern hergestellt, womit Korruption entblößt wird.

Woher bekommen diese Websites ihre Informationen?

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Die meisten bekommen sie von kostenlosen staatlichen Quellen, zusammen mit anderen Quellen.

Es ist natürlich sehr praktisch dass Sie nur eine Website besuchen müssen anstatt alle Websites durchzugehen, allerdings sind diese Websites manchmal kostenpflichtig.

Das Schöne an der künstlichen Intelligenz hiter diesen Datenbanken ist, dass Daten von mehreren Quellen zusammengelegt und gespeichert werden, sodass Sie auf eine Blick sehen können, welche Organisationen mit welchen Firmen assoziiert werden. Ist der Vorsteher, wenn er das Amt des Vorstehers an mehreren Firmen hält, an dieser Firma aktiver als an anderen? Wurden einige dieser Firmen innerhalb kurzer Zeit aufgelöst? Und vieles mehr.

In diesem Aspekt ist Russland vielen anderen Ländern um einiges voraus. 

Dokumentation

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Durch all diese Quellen zu lesen ist nicht ausreichend. Sie müssen nachweisen können, dass sie Nachforschung betrieben haben, idealerweise bevor der Handel mit der Firma überhaupt begonnen hat. Wie stellen Sie das an?
Es gibt keine einzelne richtige Methode. Je mehr Sicherheitsvorkehrungen Sie treffen, desto besser. Wozu viele Anwälte als zusätzliche Sicherheitsvorkehrung raten ist, der Firma mit der Sie handeln möchten ihre Rechercheergebnisse zuzusenden und um schriftliche Bestätigung der Richtigkeit zu bitten. Noch gründlichere Anwälte werden verlangen, dass alle Kopien mit der Unterschrift des Vorstehers beglaubigt werden. Ich habe selbst manchmal stundenlang Seite für Seite für die Kunden meiner Klienten kopiert und alles mit meiner Unterschrift belegt. Es ist bestimmt nicht immer einfach sich nützlich vorzukommen und seinen Job zu lieben, aber solche Momente sind Teil der Realität russischen Gewerbes. Sobald das Vertrauen vorhanden ist und Sie eine langanhaltende Beziehung zu ihrem Klienten aufgebaut haben, ist das alles nicht länger nötig.

Zusammenfassung

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Wie ich bereits erwähnt habe, ist die Sorgfaltspflicht eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Handel in Russland, ob es Ihnen gefällt oder nicht. Diese Sorgfaltspflicht zu verletzen führt zu unnötiger Aussetzung von Risikos. Natürlich sind manchmal nicht genügend Zeit oder Ressourcen vorhanden. Sie sollten sicherstellen dass sie zumindest die ersten drei Punkte der obigen Checklist befolgt haben, denn sie sind Grundvoraussetzungen für das Einhalten der Sorgfaltspflicht. Wir bei Van Rhijn & Partner kennen die russische Wirtschaftskultur wie kein anderer und wir wissen, wie die Vorschriften zur Sorgfaltspflicht einzuhalten sind. Wir können eine gründliche rechtliche Sorgfaltspflichtermittlung für Ihre Organisation für zweihundert Euro durchführen.