Voor veel bedrijven is het huren van bedrijfsruimte een belangrijke kostenpost. Het is daarom zeer belangrijk te weten waar u op moet letten bij het tekenen van een huurovereenkomst van bedrijfsruimte in Rusland. Het doel van deze blog post is daarvan een overzicht te geven.
Op deze pagina
- Terminologie en verschil met huur van woonruimte
- Huur van woonruimte door een bedrijf
- Focus van deze blog post
- Wat wordt er verhuurd?
- Wie is gerechtigd te om te verhuren
- Welke rechten heeft de huurder
- Verhuur door fiduciair Management
- Risico’s van huren via een fiduciair manager
- Juridisch adres
- Zijn kosten van huur bedrijfsruimte fiscaal aftrekbaar als niet gehuurd wordt ter plaatse van het juridisch adres?
- Overdracht van de gehuurde ruimte
- Het belastingsysteem van de verhuurder
- Gebreken van de gehuurde ruimte
- Technische vereisten
- Termijnen
- Voorkeursrecht
- Automatische Verlenging
- De huurprijs
- Overeengekomen verlenging
- Indexatie van de huurprijs in Rusland
- Verhoging van de huur met wederzijds goedvinden
- “Huurvakantie”
- Verplichte registratie van huurovereenkomst
Terminologie en verschil met huur van woonruimte
Naar begin artikel
Waar men in Nederland zowel bij bedrijfsruimtes als bij woningen spreekt over huur hanteert de Russische wetgever een aparte term voor huur van woonruimte. Een contract voor huur van woonruimte wordt in Rusland договор найма жилого помещения (najma contract) genoemd. Bij huur door een rechtspersoon of ondernemer is de wettelijke term аренда (arenda). Arenda kan zowel op onroerende als op roerende goederen betrekking hebben, maar in deze blogpost concentreer ik mij op onroerende goederen. Het meeste zal echter ook betrekking hebben op roerende goederen.
Huur van woonruimte door een bedrijf
Naar begin artikel
Artikel 671 lid 2 van het Russisch Burgerlijk Wetboek bepaald dat een rechtspersoon woonruimte mag huren op basis van een arenda contract of een ander contract. Het staat er niet direct, maar velen zijn van mening dat hieruit volgt dat een rechtspersoon geen woonruimte mag huren op basis van een najma contract.
Focus van deze blog post
Naar begin artikel
In verband met het bovenstaande concentreer ik me in deze blog post op de bijzonderheden die komen kijken bij het tekenen van een arenda contract, omdat dit het meest gebruikelijke contract is op basis waarvan bedrijfsruimte wordt gehuurd in Rusland.
Wat wordt er verhuurd?
Naar begin artikel
Zonder een correcte identificatie van het te huren object is een huurovereenkomst niet geldig (artikel 607 lid 3 van het Russisch Burgerlijk Wetboek).
Wie is gerechtigd te om te verhuren
Naar begin artikel
Ingevolge artikel 608 van het Russische Burgerlijk Wetboek is de eigenaar van een pand gerechtigd dit te verhuren. Daarnaast zijn wettelijke gemachtigden of een door de eigenaar gemachtigd persoon gerechtigd een arenda overeenkomst te ondertekenen.
Dit kan en moet u controleren.
Daarnaast bestaat er het uitzonderlijk geval waarin iemand die nog geen eigendom heeft verkregen maar dit wel verwacht te zullen verkrijgen een huurovereenkomst ondertekent. Uit jurisprudentie blijkt dat vanaf het moment dat deze persoon daadwerkelijk eigendom heeft verkregen de overeenkomst als geldig wordt beschouwd.
Welke rechten heeft de huurder
Naar begin artikel
Ingevolge art. 606 van het Russisch Burgerlijk Wetboek krijgt een huurder de gehuurde ruimte tijdelijk in bezit en is hij gerechtigd de ruimte te gebruiken. Ook is het mogelijk dat de huurder alleen een gebruiksrecht krijgt. Logischerwijs is tijdelijk bezit omvattend recht dan alleen een gebruiksrecht. Bij gebruiksrecht moet u denken aan het recht het pand te gebruiken (conform de wijze overeengekomen in het contract of overeenkomstig de bestemming). Bij bezit moet u denken aan dat u constante feitelijke controle heeft over wie er toegang heeft tot het pand.
Verhuur door fiduciair Management
Naar begin artikel
Het is in Rusland zeer gebruikelijk dat een een eigenaar van veel vastgoed een contract sluit met een fiduciair manager (of met meerdere) om zijn objecten te verhuren. De Russische term voor fiduciair management is ‘доверительное управление’. De fiduciair manager ondertekent de huurovereenkomst uit eigen naam (niet namens de eigenaar) en hij handelt op basis van een overeenkomst van fiduciair management (договор доверительного управления). Om duidelijk te maken dat de overeenkomst niet door de eigenaar, maar door fiduciair management wordt getekend moet in de overeenkomst de letters ‘Д.У.’ vermeld worden (art. 1012 lid 3 Russisch Burgerlijk Wetboek).
Risico’s van huren via een fiduciair manager
Naar begin artikel
De fiduciair manager is gerechtigd om in eigen naam, maar met het belang van de eigenaar voor ogen een huurovereenkomst te ondertekenen.
Er bestaat echter het risico dat de eigenaar van oordeel is dat de fiduciair manager zich niet naar behoren van zijn taak kwijt en daarom op grond van artikel 301 van het Russisch Burgerlijk Wetboek met een vordering naar de rechter stapt teneinde onwettig bezit van de fiduciair manager te beëindigen.
Het is daarom van belang dat, indien u bedrijfsruimte in Rusland huurt van een fiduciair manager u ook de overeenkomst van fiduciair management checkt.
Juridisch adres
Naar begin artikel
In mijn blog post over het opzetten van een bedrijf in Rusland heb ik reeds aangegeven dat het niet vanzelfsprekend is dat u uw bedrijf kunt registreren op de plek waar u uw kantoor huurt.
Zijn kosten van huur bedrijfsruimte fiscaal aftrekbaar als niet gehuurd wordt ter plaatse van het juridisch adres?
Naar begin artikel
Hierover verschillen de meningen. Veel Russische boekhouders zullen zeggen dat het belangrijkste is dat uw aktes heeft die zowel door de verhuurder als door uw Russische bedrijf zijn ondertekend.
Hiertegen zullen andere Russische boekhouders echter inbrengen dat uitgaven gegrond moeten zijn om aftrekbaar te zijn. En als het adres waarvoor u huur betaald nergens officieel door het bedrijf gebruikt wordt zou de belastingdienst best van mening kunnen zijn dat deze uitgaven niet gegrond zijn, ook al heeft u netjes alle financiële papieren op orde.
Overdracht van de gehuurde ruimte
Naar begin artikel
Het is in Rusland gebruikelijk dat zowel de verhuurder als de huurder aktes ondertekenen om te bevestigen dat de gehuurde ruimte is overgedragen. De volledige Russische naam van deze akte luidt акт приема-передачи нежилого помещения.
Hoewel het wettelijk niet verplicht is deze aktes te ondertekenen is in de meeste huurovereenkomsten wel een bepaling opgenomen volgens welke het verplicht is om dergelijke aktes te ondertekenen op het moment dat de ruimte dat de huurder bezit neemt van de gehuurde ruimte en op het moment dat de huurder de ruimte weer teruggeeft aan de verhuurder.
Als in uw huurovereenkomst is opgenomen dat overdracht geschiedt door middel van aktes, draagt u er dan ook zorg voor dat deze aktes ondertekend worden. Anders kan de verhuurder claimen dat u de ruimte niet althans niet op tijd heeft overgedragen en de kans dat u dit succesvol aan kunt vechten is klein. De Russische rechter ziet aktes (of de afwezigheid daarvan) als belangrijk bewijs.
Het belastingsysteem van de verhuurder
Naar begin artikel
Zoals ik eerder op mijn blog heb aangegeven zijn er verschillende belastingstelsel in Rusland. Indien de verhuurder een groot bedrijf is zal dit automatisch het algemene belastingstelsel moeten toepassen en zult u dus BTW moeten betalen over hetgeen u huurt. Als u zelf op het Russische vereenvoudigde belastingstelsel zit kunt u deze BTW niet verrekenen.
Voor een bedrijf op het vereenvoudigde stelsel is het daarom vaak voordeliger om te huren van een verhuurder die ook op het vereenvoudigde stelsel zit. Maar daarmee beperkt u uw keuze wel en er is al een gebrek aan goede bedrijfsruimte in de meeste Russische steden.
Gebreken van de gehuurde ruimte
Naar begin artikel
De standaardregel is dat de verhuurder gebreken die gebruik volgens de bestemming van de gehuurde ruimte verhinderen moet verwijderen, zelfs als hij niet wist van deze gebreken toen de overeenkomst getekend werd (art. 612 lid 1 Russisch Burgerlijk Wetboek). De uitzondering op deze regel is als de huurder wist van de gebreken of als deze zo duidelijk waren dat hij deze niet over het hoofd heeft kunnen zien bij het inspecteren van de ruimte (art. 612 lid 2).
Als de huurder echter niet wist of behoorde te weten van de gebreken biedt de wet hem de volgende opties:
- De gebreken zelf verwijderen en de kosten verhalen op de verhuurder
- Eisen dat de verhuurder de gebreken verwijdert
- Eisen dat de huur evenredig wordt verminderd
- De kosten van verwijderen van het gebrek inhouden op de te betalen huur (mits hij de verhuurder hiervan van tevoren heeft gewaarschuwd)
- De overeenkomst voortijdig opzeggen (dit geschiedt via de rechter als de verhuurder hier niet mee instemt)
Dus wat betekent dit in de praktijk? Als u bedrijfsruimte in Rusland huurt dient u de duidelijke zichtbare gebreken van de ruimte te documenteren en bij het tekenen van de overeenkomst te eisen dat de verhuurder deze verwijdert. De verborgen gebreken die pas later zichtbaar worden kunt u via de bovengenoemde 5 punten verwijderen.
Technische vereisten
Naar begin artikel
Het is van groot belang dat in het geval de huurder bepaalde technische eisen heeft voor gebruik van de ruimte, dat deze eisen opgenomen worden in overeenkomst. Bijvoorbeeld als de machines van de verhuurder een bepaald voltage nodig hebben. Of, indien machines ook gehuurd worden, hoe snel zij werken.
Als dergelijke zaken niet in de overeenkomst worden opgenomen worden zij waarschijnlijk niet als inbreuken gezien. Als u in Rusland wil gaan produceren raad ik aan om uw ingenieur, gezamenlijk met ons, deze bepaling(en) op te stellen.
Termijnen
Naar begin artikel
De huurovereenkomst wordt getekend voor de in de overeenkomst aangeduide termijn. Indien in de overeenkomst geen einddatum is opgenomen is dit een overeenkomst voor onbepaalde tijd (art. 610 lid 1 en 2).
Het kan van belang zijn dat u zich realiseert dat de termijn waarvoor de overeenkomst is gesloten, niet noodzakelijkerwijs op hetzelfde moment begint te lopen als de termijn van de huur. Vaak is het zo dat de overeenkomst ingaat op het moment dat deze ondertekend wordt en de huur begint te lopen, zodra de aktes ondertekend zijn.
Zowel wat betreft de huur als de overeenkomst kunt u een einddatum opnemen in de overeenkomst. Hierbij moet u uitkijken voor de juiste formulering. Als u tot en met een bepaalde datum wil huren is het aan te raden het woord ‘включительно’ in de overeenkomst op te nemen.
In plaats van een einddatum kunt u echter ook overeenkomen dat bij intreden van een bepaalde gebeurtenis de overeenkomst eindigt. Dit dient een gebeurtenis te zijn die onvermijdelijk is en die onafhankelijk van de wil van partijen intreedt. Een voorbeeld hiervan is het huren van apparatuur tot het eind van het navigatieseizoen. Als de in de overeenkomst aangegeven gebeurtenis niet plaatsvindt (en dus niet onvermijdelijk is) kan deze beschouwd worden als een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
Voorkeursrecht
Naar begin artikel
Ingevolge artikel 621 lid 1 heeft een huurder die aan zijn verplichtingen heeft voldaan (de huur op tijd heeft betaald) de voorkeur boven derden om een nieuwe huurovereenkomst te tekenen. Dit voorkeursrecht geldt alleen voor een huurovereenkomst betreffende hetzelfde object dat hij reeds huurt, niet inzake andere objecten van de verhuurder. Het voorkeursrecht betekent niet dat de vehuurder de huur niet flink omhoog kan doen of het pand niet zelf kan gebruiken.
De huurder kan enkel gebruik maken van dit voorkeursrecht indien hij:
- De verhuurder heeft medegedeeld dat hij van zijn voorkeursrecht gebruik wil maken
- De huur op tijd betaalt en ook voldoet aan zijn overige uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen
Het voorkeursrecht kan overigens in de huurovereenkomst beperkt of volledig uitgesloten worden.
Als de verhuurder uw wens om van het voorkeursrecht gebruik te maken negeert
Naar begin artikel
Indien de verhuurder de wens van de huurder om van het voorkeursrecht gebruik te maken negeert en dit recht ook niet is beperkt of uitgesloten, loopt hij een groot risico. Ingevolge art. 621 kan de huurder gedurende een jaar nadat de huurovereenkomst is beëindigd eisen dat een huurovereenkomst met een derde partij wordt omgezet naar een huurovereenkomst met hem en tevens kan hij betaling van schadevergoeding eisen.
Automatische Verlenging
Naar begin artikel
Er zijn 2 manieren, waarop een overeenkomst automatisch verlengd kan worden. De eerste (возобновление) is van toepassing als partijen niets overeengekomen zijn over verlenging. Als
- de huurder na het eindigen van de termijn van de overeenkomst gebruik blijft maken van de ruimte en
- de verhuurder hier geen bezwaar tegen maakt,
geldt dat de overeenkomst is veranderd in een voor onbepaalde tijd (art. 621 lid 2).
Verlenging van de overeenkomst betekent verder gaan onder dezelfde voorwaarden als voorheen. Dit is niet in het belang van de verhuurder die de prijs wil verhogen, daarom kan deze een bepaling in de overeenkomst opnemen die verlenging van de overeenkomst niet mogelijk maakt.
Uitsluiting automatische verlenging
Naar begin artikel
Als een dergelijke bepaling in de overeenkomst is opgenomen kan de overeenkomst niet automatisch verlengd worden conform art. 621 lid 2. In dit geval kan de verhuurder met de huurder onderhandelen over een nieuwe overeenkomst, zonder bijvoorbeeld aan de beperkte huurverhoging van de vorige overeenkomst gebonden te zijn.
De jurisprudentie is echter niet eenduidig over de toelaatbaarheid van een dergelijk verbod op automatische verlenging.
De huurprijs
Naar begin artikel
Indien de huur in geld betaald wordt dient de huur in roebels betaald te worden. Dit betekent echter niet dat de prijs ook in de overeenkomst in roebels vastgelegd hoeft te worden. Bij grote winkelcentra is het nog altijd gebruikelijk dat de huurprijs in dollars wordt vastgelegd.
Een deel van de omzet
Naar begin artikel
Artikel 614 lid 2 sub 2 bepaalt het ook toegestaan is om de huur vast te stellen als een percentage van de omzet die behaald wordt op het gehuurde object. Een combinatie van een vaste huurprijs en een percentage van een gedeelte van de omzet is ook mogelijk. Bijvoorbeeld een vaste huurprijs in roebels plus 15% van de inkomsten die de huurder ontvangt door een gedeelte van de ruimte te onderverhuren aan derden.
Indien wordt overeengekomen een percentage van de omzet te betalen als huur is het natuurlijk van belang in detail te beschrijven hoe de omzet precies wordt vastgesteld en welk recht van controle de verhuurder hierbij heeft.
Dienstverlening
In plaats van betaling in geld kan men ook overeenkomen dat de huur betaald wordt door levering van diensten aan de verhuurder.
Goederen laten gebruiken
Partijen kunnen ook overeenkomen dat de huurder bepaalde goederen laat gebruiken door de verhuurder als betaling van de huur.
Eigendomsoverdracht
In plaats van een gebruiksrecht te verlenen aan de verhuurder kunnen partijen ook overeenkomen om eigendom van goederen over te dragen aan de verhuurder als betaling van de huur.
Verbetering van het gehuurde pand
Men kan bijvoorbeeld overeenkomen dat de huurder vergaande herstelwerkzaamheden verricht als betaling van de huur.
Overeengekomen verlenging
Naar begin artikel
De Russische term voor overeengekomen (niet-automatische) verlenging is продление, ook wordt de term пролонгация vaak gebruikt. Deze verlenging kan ook automatisch geschieden, als partijen in de huurovereenkomst hebben opgenomen dat deze automatisch wordt verlengd voor eenzelfde termijn bijvoorbeeld.
Indexatie van de huurprijs in Rusland
Naar begin artikel
De inflatie in Rusland is vrij hoog, vergeleken met wat wij in Nederland of België gewend zijn. Daarom is het zeer gebruikelijk dat er in de huurovereenkomst een bepaling over de indexatie van de huurprijs wordt opgenomen.
Verhoging van de huur met wederzijds goedvinden
Naar begin artikel
De huur kan natuurlijk verhoogd worden doordat partijen zulks overeenkomen. Vreemd genoeg bavat artikel 614 lid 3 een verbod om de huur met wederzjds goedvinden vaker dan 1 keer per jaar te veranderen. Er bestaat Russische jurisprudentie die veranderingen meerdere addenda in een jaar tijd met veranderingen van de huur in stand laat, zelfs als er in de overeenkomst geen afwijkende bepaling is opgenomen.
Sommige rechters zijn echter van mening dat de bepaling van 614 lid 3 van dwingend recht is en zij beschouwen meerdere bijstellingen van de huurprijs in een jaarprijs dan ook als nietig.
“Huurvakantie”
Naar begin artikel
Bij het betrekken van een nieuw pand moet een ondernemer vaak veel geld besteden aan de verbouwing hiervan. Deze verbouwing is niet alleen in het belang van de huurder, maar maakt ook het pand van de verhuurder waardevoller. Om deze reden is het in Rusland gebruikelijk dat gedurende de periode van de verbouwing, of in ieder geval gedurende een gedeelte daarvan, de verhuurder huurvakantie (арендные каникулы) wordt verleend. Dit betekent simpelweg dat hij gedurende deze periode geen huur hoeft te betalen.
Als u er bij het onderhandelen over een huurovereenkomst rekening mee houdt dat dit gebruikelijk is kunt u zich mogelijk een mooi bedrag besparen.
Verplichte registratie van huurovereenkomst
Naar begin artikel
Artikel 609 lid 2 van het Russisch Burgerlijk Wetboek bepaalt dat een huurovereenkomst van onroerend goed geregistreerd moet worden, tenzij wettelijk anders is geregeld. Wat houdt dit in?
Artikel 651 lid 2 van het Russisch Burgerlijk Wetboek bepaalt dat een huurovereenkomst van onroerend goed met een looptijd van een jaar of langer verplicht geregistreerd moet worden en dat zo’n contract pas ingaat vanaf het moment dat het geregistreerd is. Huurovereenkomsten met een kortere looptijd mogen ook geregistreerd worden als partijen zulks overeenkomen, maar meestal is het ontwijken van verplichte registratie de motivatie voor het tekenen van een huurovereenkomst met een looptijd van minder dan een jaar.
Als een huurovereenkomst geregistreerd dient te worden is het aan te raden om in de overeenkomst welk van de partijen dit dient te doen en wie de leges voor de registratie dient te betalen. Dit voorkomt onduidelijkheden.
Wat in de praktijk gebruikelijk is, is dat partijen om de 11 maanden een nieuwe overeenkomst tekenen. Hiermee voorkomt u de rompslomp die gemoeid is met het registreren van een huurovereenkomst, want ook al huurde u eerder dezelfde ruimte van dezelfde partij, een nieuwe overeenkomst van korter dan 11 maanden hoeft niet geregistreerd te worden. U loopt bij deze methode echter het risico dat de huur aanzienlijk verhoogd zal worden. De beperkte verhogingsbepaling die in de vorige overeenkomst met dezelfde verhuurder was opgenomen is niet van toepassing op een nieuwe overeenkomst.
